Den Status eines Auftrags ändern

Nutzen Sie das, während eine Reparatur voranschreitet, zum Beispiel von In Process zu Completed. Sie können den Kunden gleichzeitig informieren.

Bevor Sie anfangen

• Sie sehen Update status nicht? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen das Erstellen und Bearbeiten von Aufträgen zu erlauben (Jobs — Create & edit).
• Der gewünschte Status muss in Ihrer Statusliste sein. Sie können auch über die Statusliste im Fenster einen neuen hinzufügen. Siehe Auftragsstatus und Phasen.

Schritte

Am Computer

1. Gehen Sie zu Jobs und klicken Sie auf den Auftrag.

2. Klicken Sie auf Job actions und dann auf Update status.

   Das Fenster Update job status öffnet sich.

3. Wählen Sie den neuen Status.

4. Tippen Sie auf Wunsch einen Comment ein. Ab dem Basic-Tarif können Sie stattdessen eine gespeicherte Quick reply wählen.

5. Haken Sie unter Send alert an, wie der Kunde informiert wird: Mail, SMS, In-app oder WhatsApp. Beim Öffnen des Fensters ist nichts angehakt.

   Neben Send alert sehen Sie, wie viele Sie angehakt haben, zum Beispiel „2 selected“. Der Link Edit defaults öffnet die Nachrichteneinstellungen Ihrer Werkstatt. Er hakt hier nichts vorab an.

6. Klicken Sie auf Save.

   Manche Status schließen den Auftrag, etwa Completed (ein Status der Phase Closed). Bei diesen nennt eine Meldung den gewählten Status und sagt, dass auch alle Leistungen im Auftrag als Completed markiert werden. Bestätigen Sie.

   Sie sehen „Job status updated“. Das Status-Etikett oben im Auftrag ändert sich.

Computer

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf Jobs. Tippen Sie dann auf den Auftrag.

   Sie sehen Jobs nicht in der unteren Leiste? Tippen Sie auf More › Daily work › Jobs.

2. Tippen Sie oben auf ⋮ (Job actions). Tippen Sie dann auf Status.

3. Tippen Sie auf Status und wählen Sie den neuen Status.

4. Fügen Sie auf Wunsch einen Comment hinzu. Oder tippen Sie auf Quick reply, um eine gespeicherte zu nutzen.

5. Tippen Sie unter Send alert jeden Weg an, auf dem der Kunde davon erfahren soll.

6. Tippen Sie auf Save. Bei einem Status der Phase Closed bestätigen Sie die Meldung zu den Leistungen.

   Sie sehen „Job status updated“. Das Status-Etikett ändert sich.

Smartphone

Fertig!

Der Auftrag zeigt den neuen Status überall, auch auf der Tracking-Seite des Kunden. Der Kunde erfährt es auf den angehakten Wegen.

Gut zu wissen

• Schnell ändern ohne Nachricht. Klicken Sie auf das Status-Etikett oben im Auftrag, auf den Status in der Auftragsliste oder auf dem Handy auf die Auftragskarte. Wählen Sie einen Status. Er wird sofort gespeichert und der Kunde wird nicht informiert. Ein Status der Phase Closed öffnet auch auf diesem Weg das volle Fenster.
• WhatsApp öffnet sich mit der schon eingetippten Statusnachricht. Sie drücken auf Senden.
• SMS nutzt in Indien Ihr SMS-Guthaben. Außerhalb Indiens brauchen Sie einen eigenen SMS-Anbieter. Kann eine Nachrichtenart nicht genutzt werden, ist sie ausgegraut und hat ein Warnsymbol. Tippen Sie auf das Symbol, um den Grund zu sehen.
• Automatische Änderungen. Ihre Werkstatt kann den Status von selbst ändern lassen. Zum Beispiel, wenn ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird, eine Übergabe hinzugefügt wird, der Auftrag an einen externen Reparaturbetrieb geht oder ein Ersatzteil ohne Lagerbestand hinzugefügt wird. Schalten Sie das unter Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations ein (ab Basic-Tarif). Automatische Änderungen senden dem Kunden keine Statusnachricht.

Wenn ein Auftrag abgeschlossen wird

• Die Phasen Closed, Returned und Rejected markieren jede Leistung im Auftrag als Completed. Sie speichern auch das Datum, an dem der Auftrag fertig wurde.
• Zustand bei der Rückgabe. Haben Sie den Gerätezustand bei der Annahme notiert, erscheint beim Wählen eines Closed-Status der Bereich Add post-conditions. Notieren Sie damit, wie das Gerät beim Verlassen aussieht.
• Bewertungslink. Vielleicht hat Ihre Werkstatt einen Bewertungslink und Send review link after job (days) eingerichtet. Dann bekommt der Kunde, wenn ein Auftrag einen Closed-Status erreicht, nach dieser Anzahl Tage den Bewertungslink per E-Mail.

Wählen Sie den Status, den der Auftrag schon hat, sehen Sie einen Fehler und nichts wird gespeichert.

Etwas stimmt nicht?

• Speichern schlägt fehl, weil Sie es nicht dürfen: Ihre Anmeldung braucht Jobs — Create & edit. Fragen Sie Ihren Inhaber.
• Der Kunde hat die Aktualisierung nicht bekommen: Siehe SMS wird nicht zugestellt.