Schnellstart: Ihr erster Auftrag, Ihre erste Rechnung und Zahlung
Begleiten Sie eine Reparatur von der Geräteannahme bis zur Zahlung des Kunden und sehen Sie, wie BytePhase funktioniert.
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Bevor Sie anfangen
Abschnitt betitelt „Bevor Sie anfangen“- Um Aufträge hinzuzufügen, muss Ihr Inhaber Ihnen erlauben, Aufträge zu erstellen und zu bearbeiten.
- Um Zahlungen anzunehmen, muss Ihr Inhaber Ihnen erlauben, Zahlungen zu erstellen und zu bearbeiten.
Die Phasen auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Die Phasen auf einen Blick“- Auftrag erstellen: Empfang
- Leistungen und Ersatzteile hinzufügen: Techniker oder Empfang
- Status während der Arbeit aktualisieren: Techniker
- Rechnung erstellen: Empfang oder Buchhaltung
- Zahlung erfassen: Empfang oder Buchhaltung
- Gerät zurückgeben: Empfang oder Lieferpersonal
1. Auftrag erstellen
Abschnitt betitelt „1. Auftrag erstellen“Ein Auftrag ist der Eintrag für eine Reparatur. Er enthält den Kunden, das Gerät, den Fehler und alles, was danach passiert.
- Computer: Klicken Sie oben auf der Seite auf Create und dann auf Job.
- Handy: Tippen Sie auf die Schaltfläche + in der Mitte der unteren Leiste und dann auf Job.
Macht Ihre Werkstatt auch Datenrettungs- oder Sammelreparatur-Aufträge? Dann fragt BytePhase zuerst Select job type. Wählen Sie Repair job.
Geben Sie Kunde, Gerät und Problem ein. Speichern Sie dann. Der Auftrag bekommt eine Auftragsnummer und startet mit dem Status Inward. Sie können den Auftragsschein sofort drucken oder teilen.
Mehr dazu: Einen Auftrag erstellen.
2. Leistungen und Ersatzteile hinzufügen
Abschnitt betitelt „2. Leistungen und Ersatzteile hinzufügen“Fügen Sie die Reparaturleistungen hinzu, die Sie berechnen. Fügen Sie die Ersatzteile hinzu, die Sie verwenden. Ersatzteile werden vom Lagerbestand des Unternehmens des Auftrags abgebucht. Die Summen des Auftrags aktualisieren sich mit jeder Zeile. Die Rechnung nutzt diese Summen später.
Mehr dazu: Leistungen und Ersatzteile zu einem Auftrag hinzufügen.
3. Status aktualisieren
Abschnitt betitelt „3. Status aktualisieren“Bringen Sie den Auftrag voran, während die Arbeit läuft. Ändern Sie ihn zum Beispiel auf In Process und dann auf Completed. BytePhase kann den Kunden über jede Änderung informieren, je nach Ihren Nachrichteneinstellungen.
Hat sich der Preis geändert? Senden Sie zuerst ein Angebot und lassen Sie den Kunden es annehmen oder ablehnen. Siehe Ein Auftragsangebot zur Freigabe senden.
Mehr dazu: Den Status eines Auftrags aktualisieren.
4. Rechnung erstellen
Abschnitt betitelt „4. Rechnung erstellen“Öffnen Sie den Auftrag und gehen Sie zu seinen Dokumenten:
- Computer: Klicken Sie oben im Auftrag auf Documents. Klicken Sie dann neben Invoice auf Create.
- Handy: Öffnen Sie den Auftrag und tippen Sie auf die Schaltfläche Job actions (⋮). Tippen Sie dann neben Invoice auf Create.
Prüfen Sie die Zeilen und klicken Sie dann auf Create invoice. Die Rechnung bekommt ihre Nummer vom Unternehmen des Auftrags.
Ändern Sie den Auftrag, nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, fragt eine Meldung, ob Sie die Rechnung an den Auftrag anpassen möchten.
5. Zahlung erfassen
Abschnitt betitelt „5. Zahlung erfassen“- Computer: Öffnen Sie den Auftrag, klicken Sie auf das Menü Job actions und wählen Sie Add payment.
- Handy: Tippen Sie auf Job actions (⋮) und dann auf Payment.
Geben Sie den Betrag ein und wie der Kunde bezahlt hat. Speichern Sie dann. Der Auftrag zeigt jetzt, wie viel bezahlt ist. Je nach Ihren Einstellungen kann das Speichern einer Zahlung auch die Rechnung für Sie erstellen.
Sie sehen Payment nicht im Menü? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen Zahlungen zu erlauben.
6. Gerät zurückgeben
Abschnitt betitelt „6. Gerät zurückgeben“Markieren Sie den Auftrag als übergeben:
- Computer: Wählen Sie im Menü Job actions den Eintrag Add delivery.
- Handy: Tippen Sie auf Job actions (⋮) und dann auf Delivery.
Bevor Sie das Gerät übergeben, können Sie den Kunden nach einem Einmalcode (OTP) oder einer Unterschrift fragen.
Mehr dazu: Einen Auftrag mit OTP übergeben und Unterschriften von Kunden und Mitarbeitern.
Wer macht was
Abschnitt betitelt „Wer macht was“| Person | Macht meistens |
|---|---|
| Reception (Empfang) | Erstellt den Auftrag, druckt den Auftragsschein, erstellt die Rechnung, nimmt die Zahlung an, gibt das Gerät zurück |
| Technician | Fügt Leistungen und Ersatzteile hinzu, aktualisiert den Status, fügt Kommentare und Fotos hinzu |
| Account | Erstellt Rechnungen und erfasst Zahlungen |
| Admin (Inhaber) | Kann alles oben Genannte und richtet die Werkstatt ein |
Das ist nur eine Orientierung. Was jede Person tun darf, entscheidet der Inhaber.
Nächste Schritte
Abschnitt betitelt „Nächste Schritte“- Arbeiten Sie die Checkliste für die Einrichtung ab. Dann zeigen Ihre Rechnungen Ihr Logo, Ihre Steuerdaten und Ihre Bankdaten.
- Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.
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Zuletzt geprüft 9 Oct 2026