Eine Reparatur von Anfang bis Ende

Jede Reparatur durchläuft dieselben Schritte. Sie nehmen das Gerät an, geben es einem Techniker, erstellen ein Angebot, reparieren es, stellen die Rechnung und geben es zurück.

Diese Seite zeigt jeden Schritt in BytePhase und verlinkt auf die ausführliche Anleitung. Stellen Sie sich einen Kunden vor, der ein Handy mit gesprungenem Display abgibt.

Die Schritte auf einen Blick

1. Gerät annehmen: Erstellen Sie den Auftrag oder bestätigen Sie den Self-Check-in eines Kunden.
2. An einen Techniker geben: Weisen Sie den Auftrag zu.
3. Prüfen und Angebot machen: Senden Sie ein Angebot und holen Sie das OK des Kunden ein.
4. Reparieren: Fügen Sie Leistungen und Ersatzteile hinzu und halten Sie Status und Kunden auf dem Laufenden.
5. Abrechnen und kassieren: Erstellen Sie die Rechnung und erfassen Sie Zahlungen.
6. Zurückgeben: Fügen Sie eine Übergabe hinzu, mit Einmalcode (OTP) und Unterschriften, wenn Sie diese nutzen.

Die ganze Zeit über kann Ihr Kunde den Auftrag auf der Tracking-Seite verfolgen.

1. Gerät annehmen

Geben Sie Kunde, Gerät, Zubehör und Zustand sowie das Problem ein. Beim Speichern bekommt der Auftrag seine Nummer und startet in Inward.

Im Fenster Job created können Sie dann den Auftragsschein drucken und eine Anzahlung annehmen. Sie können dem Kunden auch eine Nachricht mit seinem Tracking-Link senden.

Ab dem Standard-Tarif können Kunden das Formular selbst ausfüllen, bevor sie kommen. Sie bestätigen ihre Anfrage, und daraus wird ein Auftrag.

• Einen Auftrag erstellen
• Eine Seriennummer oder IMEI scannen
• Self-Check-in
• Bilder und Anhänge

2. An einen Techniker geben

Weisen Sie den Auftrag dem Techniker zu, der ihn repariert. Ein neuer Auftrag geht an die Person, die ihn erstellt, außer Ihre Werkstatt hat einen Standard-Techniker. Der Techniker bekommt eine Benachrichtigung in der App und findet den Auftrag unter Assigned.

• Einen Auftrag zuweisen

3. Prüfen und Angebot machen

Sobald Sie wissen, was kaputt ist, senden Sie ein Angebot. Der Kunde kann es über den Link, den Sie senden, annehmen oder ablehnen. BytePhase kann den Status des Auftrags für Sie ändern, wenn ein Angebot erstellt, angenommen oder abgelehnt wird.

• Auftragsangebot: senden, annehmen oder ablehnen

4. Reparieren

Fügen Sie die verwendeten Leistungen und Ersatzteile hinzu, damit Ihr Lagerbestand und die Auftragssumme stimmen. Schieben Sie den Status weiter, während die Arbeit läuft. Nutzen Sie Kommentare für den Kunden und private Notizen für Ihr Team.

• Leistungen und Ersatzteile zu einem Auftrag hinzufügen
• Den Status eines Auftrags aktualisieren
• Kommentare und private Notizen
• Status und Phasen

5. Abrechnen und kassieren

Erstellen Sie die Rechnung aus dem Auftrag und erfassen Sie Zahlungen dazu. Dazu gehört auch eine Anzahlung, die Sie bei der Annahme genommen haben. Öffnen Sie das Menü des Auftrags (⋮) und wählen Sie Invoice oder Add payment.

6. Zurückgeben

Fügen Sie eine Übergabe hinzu, wenn der Kunde das Gerät abholt. Im selben Schritt können Sie den Endstatus setzen, etwa Completed and Delivered. Sie können den Kunden auch nach einem Einmalcode fragen und Unterschriften einholen.

• Einen Auftrag mit OTP übergeben
• Unterschriften von Kunden und Mitarbeitern

Wer meistens was macht

Person	Übliche Schritte	Wo sie auf dem Handy starten
Reception	Geräte annehmen, Angebote, Rückgabe, Zahlungen	Jobs in der unteren Leiste
Technician	Fehler prüfen, Leistungen und Ersatzteile, Statusänderungen	Assigned in der unteren Leiste
Admin	Jeder Schritt, dazu Einstellungen	Dashboard in der unteren Leiste
Delivery	Abholungen und Lieferungen	Route in der unteren Leiste

Das legt nur fest, wo jede Person startet. Was sie tun darf, hängt davon ab, was Ihr Inhaber ihr erlaubt.

Tipp

Nicht jede Werkstatt nutzt jeden Schritt. Eine schnelle Reparatur für Laufkundschaft kann direkt von der Annahme zur Rückgabe gehen.