Standard-Benachrichtigungen und Erinnerungen einstellen

Zwei Einstellungsseiten bestimmen, was BytePhase sendet, ohne dass jemand eine Nachricht schreibt. Default notification settings legt fest, welche Nachrichtenarten vorausgewählt sind und welche Push-Benachrichtigungen rausgehen. Reminder settings schaltet Erinnerungen ein, die von selbst gesendet werden.

Jeder, der die Unternehmenseinstellungen ansehen darf, kann diese Seiten öffnen. Um sie zu ändern, muss Ihnen der Werkstattinhaber Business Settings › Change settings geben. Ohne diese Berechtigung sehen Sie den Satz „You don’t have permission to edit notification settings.“

Default notification settings

Öffnen Sie Settings › Customers & messaging › Default notification settings. Ändern Sie die Schalter und klicken Sie dann oben auf Save.

Standard-Nachrichtenarten pro Aktion

„When you save a payment, invoice, delivery, or other action, these channels are pre-selected.“ Ihre Mitarbeiter können sie trotzdem jedes Mal an- oder abhaken.

Für jede Aktion gibt es einen Schalter für SMS, WhatsApp, Email und Push:

Gruppe	Aktionen
Customer-facing (geht an den Kunden)	Payment, Bulk payment, Send review, Delivery, Job invoice, Quotation
Staff / internal (geht an die Teammitglieder des Auftrags)	Job assignee, Task, Job comment

Reset all to off schaltet jede Nachrichtenart für jede Aktion aus. Vor dem Speichern können Sie das noch ändern.

Computer

Owner alerts

Push-Benachrichtigungen, die nur an Sie als Inhaber gehen.

Schalter	Wann Sie eine Push-Nachricht bekommen
Customer viewed a quotation	Ein Kunde öffnet ein Angebot, das Sie gesendet haben
Customer self check-in	Ein Kunde meldet sich über Ihr Self-Check-in-Formular an
Payment received	Eine Zahlung wird erfasst. Legen Sie den kleinsten Betrag fest, bei dem Sie benachrichtigt werden möchten; anfangs 5000 in Ihrer Währung
Expense added	Jemand erfasst eine Ausgabe
Task status changed	Eine Aufgabe wechselt in einen neuen Status
Quotation approved or rejected	Ein Kunde antwortet auf ein Angebot
Customer commented on job	Ein Kunde kommentiert seine Reparatur
Daily report	Push-Nachricht am Tagesende mit den Zahlungen des Tages, übergebenen Aufträgen, überfälligen Vorgängen und niedrigem Bestand

Employee notifications

Push-Benachrichtigungen an Ihre Mitarbeiter: Job assigned to me, Task assigned to me, Pickup assigned to me und Daily queue. Die Daily queue ist eine Push-Nachricht mit der offenen Arbeit jeder Person, zu der Uhrzeit, die Sie in der Ortszeit Ihrer Werkstatt wählen. Anfangs ist das 09:00.

Reminder settings

Öffnen Sie Settings › Customers & messaging › Reminder settings. Klicken Sie auf Edit, schalten Sie Erinnerungen ein oder aus und speichern Sie.

Erinnerung	Was sie bewirkt	Tarif
Job due alerts	E-Mail an den Mitarbeiter, dem ein Auftrag zugewiesen ist, wenn das Fälligkeitsdatum naht	Alle Tarife
Task due alerts	E-Mail an die Person, der eine Aufgabe zugewiesen ist, kurz vor der Fälligkeit	Ab Standard
Pickup & drop alerts	E-Mail an den zugewiesenen Fahrer zu anstehenden Abholungen und Lieferungen	Ab Basic
Contract expiry alerts (AMC)	Erinnert Sie, bevor Wartungsverträge (AMC) von Kunden ablaufen	Ab Standard
Rental payment due alerts und Rental overdue alerts	Benachrichtigen Ihr Team, wenn Mietzahlungen fällig oder überfällig sind	Ab Standard

Fälligkeitserinnerungen gibt es nur für Arbeit, die jemandem zugewiesen ist und ein Fälligkeitsdatum hat. Um Fälligkeitsdaten automatisch zu setzen, siehe Settings › Payment & tax › Due dates for jobs, tasks & purchases.

Invoice due reminder settings

Verfügbar ab Ab Standard

Erinnerungen an fällige Rechnungen werden nur in den Tarifen Standard und Enterprise gesendet.

Tarife vergleichen

BytePhase schickt dem Kunden eine E-Mail, wenn eine Auftragsrechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt oder nur teilweise bezahlt ist. Legen Sie unter Reminder schedule settings fest, wann die drei Erinnerungen gesendet werden:

Einstellung	Anfangs	Bedeutung
Reminder 1 — days after due date	0	0 sendet sie am Fälligkeitsdatum
Reminder 2 — days after due date	5	Tage nach dem Fälligkeitsdatum
Reminder 3 — days after due date	15	Tage nach dem Fälligkeitsdatum

Erinnerungen gehen nur per E-Mail und hören auf, sobald die Rechnung bezahlt ist. Nur die neueste Rechnung jedes Auftrags bekommt Erinnerungen.

Gut zu wissen

• Diese Einstellungen gelten für jedes Unternehmen in Ihrem BytePhase-Konto.
• Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Benachrichtigungen trotzdem ausschalten. Er öffnet sein Profilmenü und wählt Notification preferences.
• Jede Nachricht, die durch diese Einstellungen gesendet wird, steht in den Nachrichtenprotokollen.