Einen neuen Reparaturauftrag hinzufügen

Nutzen Sie das, wenn ein Kunde Ihnen ein Gerät zur Reparatur gibt. Zum Beispiel ein Handy mit gesprungenem Display.

Bevor Sie anfangen

• Sie sehen Create oder Job nicht? Bitten Sie Ihren Inhaber, Ihnen das Hinzufügen und Bearbeiten von Aufträgen zu erlauben.
• Halten Sie den Namen des Kunden und seine Handynummer oder E-Mail bereit. Einen neuen Kunden können Sie im Formular hinzufügen.
• Sie brauchen mindestens einen Gerätetyp und eine Marke. Diese können Sie unterwegs im Formular hinzufügen.
• Sie müssen Customer name, Device type, Device brand und mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil ausfüllen. Alles andere ist optional.
• Führen Sie mehr als ein Unternehmen? Wählen Sie zuerst das richtige in der Unternehmensauswahl. Der Auftrag bleibt dauerhaft bei diesem Unternehmen.
• Im Lite-Tarif können Sie je Abrechnungszeitraum nur eine bestimmte Anzahl Aufträge erstellen. Siehe bytephase.com/pricing.

Schritte

Am Computer

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf Create und dann auf Job. Oder öffnen Sie Jobs und klicken Sie über der Liste auf die Schaltfläche +.

   Öffnet sich Select job type, klicken Sie auf Repair job. Dieses Fenster sehen Sie, wenn Datenrettungs- oder Sammelaufträge eingeschaltet sind.

   

   Computer

2. Tippen Sie in Customer name mindestens zwei Buchstaben von Name, Handynummer oder E-Mail des Kunden ein. Wählen Sie ihn aus der Liste.

   Neuer Kunde? Klicken Sie auf Add customer, füllen Sie seine Daten aus und speichern Sie. BytePhase wählt ihn für Sie aus.

3. Source, Job type und Tags sind schon mit Ihren üblichen Werten ausgefüllt. Um sie zu ändern, öffnen Sie den Bereich Only when needed unten im Formular.

   Ihr Inhaber kann Felder mit Form setup im Formular einblenden, ausblenden oder verschieben.

4. Wählen Sie unter Device information den Device type und dann die Device brand. Beides muss ausgefüllt sein. Wählen Sie ein Device model, wenn Sie es kennen.

5. Tippen Sie die Serial / IMEI number (die Kennnummer des Handys) ein. Oder klicken Sie auf das Barcode-Symbol im Feld, um sie zu scannen.

   Hat ein offener Auftrag schon diese Nummer, sehen Sie This serial number already has an open job: und einen Link zu diesem Auftrag.

6. Wählen Sie das Accessories, das der Kunde mit dem Gerät dagelassen hat. Füllen Sie Storage location, Device color und Device password aus, wenn Ihre Werkstatt sie nutzt. Um stattdessen ein Entsperrmuster zu zeichnen, klicken Sie auf Pattern lock.

7. Hat Ihre Werkstatt Zustände für diesen Gerätetyp hinterlegt, haken Sie unter Pre-repair conditions die zutreffenden an. Zum Beispiel ein gesprungenes Display.

8. Fügen Sie mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil hinzu. Lassen Sie beides leer, sehen Sie Add at least one part or service.

9. Beschreiben Sie den Fehler in Service assessment.

10. Prüfen Sie unter More details Priority, Assignee und Due date. Haben Sie dem Kunden eine Preisschätzung genannt, tippen Sie sie in Initial quotation ein.

11. Klicken Sie auf Create.

    BytePhase speichert den Auftrag mit der nächsten Auftragsnummer und Ihrem üblichen Startstatus. Danach öffnet sich vielleicht Select payment method, weil die Anzahlung eingeschaltet ist, außer Ihre Werkstatt hat sie ausgeschaltet. Klicken Sie auf Add payment, um die Anzahlung zu erfassen, oder schließen Sie das Fenster, um sie zu überspringen.

12. Wählen Sie im Fenster Job created, was gedruckt werden soll: Document (A4-Auftragsschein), Thermal oder Sticker print (eine Kopie für den Techniker).

13. Haken Sie unter Notify customer Mail, SMS, In-app oder WhatsApp an. Sobald Sie eines anhaken, erscheint Send & close. Klicken Sie darauf.

    Oder klicken Sie auf View, um den Auftrag zu öffnen, oder auf Create another, um den nächsten hinzuzufügen.

Computer

Auf dem Smartphone

Neu in der Handy-App? Siehe Zurechtfinden auf dem Handy.

1. Tippen Sie in der unteren Leiste auf + und dann auf Job.

   Oder tippen Sie in der unteren Leiste auf Jobs und dann neben dem Suchfeld auf +. Kein Jobs in Ihrer unteren Leiste? Tippen Sie auf More › Daily work › Jobs.

2. Öffnet sich Select job type, tippen Sie auf Repair job.

3. Tippen Sie auf Customer name, suchen Sie nach Name, Handynummer oder E-Mail und tippen Sie auf den Kunden. Neuer Kunde? Tippen Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Kunden neben dem Feld.

4. Source, Job type und Tags stehen im Bereich Only when needed unten. Ändern Sie sie nur bei Bedarf.

5. Tippen Sie auf Device type, dann auf Device brand und dann auf Device model, wenn Sie es kennen.

6. Tippen Sie die Serial / IMEI number ein oder tippen Sie auf das Barcode-Symbol im Feld, um sie mit der Kamera zu scannen. Siehe Eine Seriennummer oder IMEI scannen.

7. Wählen Sie das Accessories. Füllen Sie Storage location, Device color und Device password aus, wenn Ihre Werkstatt sie nutzt.

8. Haken Sie zutreffende Pre-repair conditions an.

9. Fügen Sie mindestens eine Leistung oder ein Ersatzteil hinzu. Jedes öffnet sich als Karte.

10. Beschreiben Sie den Fehler in Service assessment. Prüfen Sie dann Priority, Assignee und Due date unter More details.

11. Tippen Sie unten auf der Seite auf Create.

    Ist die Anzahlung eingeschaltet, öffnet sich Select payment method. Tippen Sie auf Add payment, um die Anzahlung zu erfassen, oder schließen Sie den Bereich, um sie zu überspringen.

12. Tippen Sie in Job created auf eine Druckoption. Haken Sie die Kästchen unter Notify customer an und tippen Sie auf Send & close.

Smartphone

Fertig!

Der Auftrag steht jetzt in Ihrer Liste Open jobs mit Nummer, Techniker und Status. Er ist bereit zur Bearbeitung.

Gut zu wissen

• Was der Kunde bekommt: Nichts wird gesendet, bis Sie in Job created ein Kästchen anhaken. Die Nachricht sagt, dass der Auftrag erstellt wurde, und enthält einen Link zum Verfolgen. Siehe So verfolgen Kunden ihre Reparatur online.
• Was für Sie ausgefüllt wird: Der Auftrag geht an Sie, außer Ihre Werkstatt hat einen Standard-Techniker. Wer den Auftrag bekommt, sieht sofort nach dem Speichern eine Benachrichtigung in der App. Das Fälligkeitsdatum liegt 5 Tage in der Zukunft, außer Ihre Werkstatt hat das geändert. Quelle, Auftragsart, Priorität und Status kommen aus Settings › Jobs & repairs › Default job creation settings.
• Auftragsnummern: Jedes Ihrer Unternehmen hat einen eigenen Nummernkreis für Auftragsscheine.
• Anzahlung überspringen: Ihr Inhaber kann Collect advance at job creation unter Settings › App & account › General settings ausschalten (ab Basic-Tarif). Auf dem Handy finden Sie es auch unter dem Zahnrad (Job settings) oben in der Liste Jobs.

Tipp

Fotos vom Zustand des Geräts helfen später bei Unstimmigkeiten. Siehe Bilder und Anhänge.