Cadastrar ou importar clientes

Cadastre um cliente quando alguém novo chegar à loja. Importe uma lista quando você vier de um caderno, de uma planilha ou de outro sistema.

Os clientes pertencem à sua conta BytePhase inteira. Se você fatura como mais de uma empresa, todas as empresas veem os mesmos clientes.

Antes de começar

• Tenha em mãos o nome do cliente e um mobile number (celular) ou um email. Você precisa de pelo menos um dos dois.
• Não aparece o botão + em Customers? Peça ao dono da loja permissão para cadastrar clientes (Create/Edit Customer).
• Para importar, você precisa da permissão de importação (Data Import — Customers). Os donos já têm.

Cadastrar um cliente

No computador

1. No menu à esquerda, clique em Customers.

2. No topo da lista, clique em + (Add customer).

   A página Create customer abre.

3. Escolha o Customer type (tipo de cliente): End user, Dealer ou Corporate user.

4. Digite o Customer name.

5. Digite o Mobile number, o Email ou os dois.

6. Preencha os outros campos de que precisar, por exemplo Source, Referred by, Customer tags ou o endereço.

   Se a sua loja moveu alguns campos para Only when needed, clique nele para mostrá-los.

   

   Computador

7. Clique em Create.

   A janela Customer created abre.

8. Se você quer que o cliente entre no sistema e acompanhe os consertos, marque Mail ou SMS em Send activation link e clique em Send & close. Se não, clique em Close.

No celular

1. Na barra inferior, toque em Customers.

   Não aparece? Toque em More. Em Customers, toque em Customers.

2. Toque em +.

3. Escolha o Customer type e digite o Customer name.

4. Digite o Mobile number, o Email ou os dois. Adicione os outros dados de que precisar.

5. Lá embaixo, toque em Create.

6. Na janela Customer created, escolha se quer enviar um link de ativação. Depois toque em Send & close ou Close.

Pronto!

O cliente está na sua lista, pronto para ordens de serviço, vendas e faturas.

Importar clientes de um arquivo

Faça isso em um computador. Você pode importar até 2.000 clientes em um arquivo.

1. Vá em Customers. No canto superior direito da lista, clique em ⋯ (More options) e depois em Import.

   A página Import data abre na etapa Upload file, com Customers já escolhido.

2. Clique em Download sample file se quiser um modelo pronto. Preencha com os seus clientes.

   Cada linha precisa de um nome e de um celular ou e-mail.

3. Arraste o seu arquivo CSV ou Excel para a página, ou clique em Browse files. Depois clique em Next.

4. Em Map fields, ligue cada coluna do seu arquivo a um campo do BytePhase, por exemplo a sua coluna “Telefone” ao número de celular. Clique em Next.

   Você precisa ligar uma coluna de e-mail, uma de celular ou as duas. Enquanto isso não for feito, Email/mobile number aparece como campo faltando.

5. Em Select defaults, escolha a Role e a Source que serão usadas nas linhas que não tiverem esses dados. Clique em Next.

6. Em Preview & validate, confira as primeiras linhas. Depois clique em Import all (o botão mostra quantas linhas são).

   

   Computador

7. Em Complete, você vê quantas linhas foram importadas e quantas falharam. Clique em Download error report para ver por que uma linha falhou. Clique em View imported data para abrir a sua lista de clientes.

O perfil do cliente

Clique em um cliente da lista para abrir o perfil dele. No topo ficam os dados de contato e os totais, como ordens de serviço, vendas e Balance due. Os botões ali permitem receber um Bulk payment ou usar Send payment reminder, e o menu Create tem Add job.

As abas abaixo mostram tudo sobre esse cliente:

Aba	O que você encontra
Overview	Consertos em aberto, pagamentos recentes e dados de contato
Jobs e Sales	Todas as ordens de serviço e vendas desse cliente
Payments	Pagamentos que ele fez
Contacts	Outras pessoas do mesmo cliente, por exemplo de uma empresa. Plano Basic ou superior
Referred customers	Ordens de serviço e vendas que esse cliente trouxe para você. Veja Indicações
Pickups & drops	Coletas e entregas. Plano Basic ou superior
Bulk payments	Um pagamento que cobriu várias contas. Plano Basic ou superior
Invoices	Faturas de ordens de serviço desse cliente
Private notes	Observações que só a sua equipe vê
Messages	Mensagens enviadas a esse cliente
Notification preferences	Quais mensagens ele recebe, e por qual canal. Veja Preferências de notificação do cliente
Customer ledger	O saldo dele, sempre atualizado

Algumas abas só aparecem se você tiver permissão para vê-las. Por exemplo, Payments e Customer ledger precisam de uma permissão extra do dono da loja.

Computador

Bom saber

• Sem duplicados. O BytePhase não salva dois clientes com o mesmo celular ou e-mail. Numa importação, essas linhas falham e aparecem no relatório de erros.
• Customer type é uma etiqueta para seu próprio uso, como separar revendedores de clientes avulsos. Os três tipos veem as mesmas coisas quando entram no sistema.
• Campos personalizados. Você pode criar seus próprios campos de cliente em Settings › App & account › Add custom fields. No plano Lite, eles não saem impressos nos documentos.
• Mais ações ficam no menu Actions no topo do perfil: Send activation link, Activate or deactivate, Delete account e, para donos, Change customer type.