Escrever para o cliente ou deixar uma observação para a equipe

Cada ordem de serviço tem dois lugares para escrever. Os Comments (comentários) vão para o cliente. As Private notes (observações privadas) ficam só com a sua equipe, por exemplo “Cliente derrubou o celular na água, verificar a placa.”

Comentários ou observações privadas?

	Comments	Private notes
Quem vê	Sua equipe e o cliente	Só sua equipe
O cliente pode responder?	Sim, pelo portal ou pela página de acompanhamento	Não
Envia mensagem ao cliente?	Sim, pelos meios que você marcar	Nunca
Fotos e arquivos	Sim	Não (só texto com formatação)

Cada aba lembra você disso. Comments diz “Customer can see everything here”. Private notes diz “Only your team can see this”.

Antes de começar

• Funciona igual no computador e no celular. Abra a ordem de serviço e use a aba Comments ou Private notes. No celular, as abas são os botões arredondados embaixo do número da ordem de serviço. Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.
• Só logins de funcionário podem usar observações privadas.

Escreva um comentário para o cliente

1. Vá em Jobs e abra a ordem de serviço. Depois clique na aba Comments.

   Você também pode usar Job actions › Add comment de qualquer lugar da ordem de serviço. No celular, toque em ⋮ › Comment.

2. Clique em Add comment.

3. Digite sua mensagem em Comment. Ou clique em Quick reply e escolha uma mensagem salva.

4. Se quiser, adicione fotos ou arquivos no quadro de envio.

5. Marque como o cliente deve ser avisado: Mail, SMS, In-app ou WhatsApp.

6. Clique em Send to customer.

   Aparece “Comment added”. O comentário aparece no topo da lista.

Computador

Escreva uma observação privada

1. Abra a ordem de serviço e clique na aba Private notes.

2. No fim, encontre a observação vazia que diz “Notes only your team can see.”. Clique no botão Edit (lápis) dela.

3. Digite sua observação. Você pode usar negrito, listas, tabelas, links e uma cor de fundo.

4. Clique em Save private note.

   A observação é salva. Ela mostra “Last edited by” com o nome e o horário.

Computador

Pronto!

O cliente vê seu comentário no portal e na página de acompanhamento, e recebe pelos meios que você marcou. As observações privadas ficam só com a sua equipe.

Bom saber

• Os tipos de mensagem marcados nos comentários vêm de Settings › Customers & messaging › Default notification settings.
• Quando um cliente escreve um comentário, seus funcionários Admin e Reception recebem um e-mail. O painel mostra um cartão Unanswered comments (“Waiting for a reply.”) até alguém da equipe responder naquela ordem de serviço.
• Excluir. Você pode excluir seus próprios comentários com o ícone de lixeira, depois de confirmar “Delete this comment?”. Qualquer funcionário pode excluir uma observação privada.
• O WhatsApp abre com o comentário já digitado. Você só aperta enviar.

Respostas rápidas

Disponível no Basic e superiores

Respostas rápidas não estão disponíveis no Lite.

Comparar planos

Uma resposta rápida é uma mensagem salva. Você pode colocar em qualquer campo de comentário com um clique: comentários, mudanças de status, atribuição de ordens de serviço, entregas e aprovações de orçamento.

• Para usar uma, escolha em Quick reply acima do campo de comentário.
• Para salvar o que você digitou como uma nova, abra Quick reply e clique em Save this reply.
• Para ver e alterar todas, vá em Settings › Jobs & repairs › Quick reply.

Algo deu errado?

• O cliente não recebeu o comentário: confira quais tipos de mensagem você marcou. Veja O SMS não está sendo entregue.
• Você não vê Quick reply: sua loja está no plano Lite. Veja Planos e o que está incluído.