Abrir uma nova ordem de serviço de conserto

Use quando um cliente entregar um aparelho para conserto. Por exemplo, um celular com a tela trincada.

Antes de começar

• Não vê Create ou Job? Peça ao dono da loja para liberar a criação e edição de ordens de serviço para você.
• Tenha em mãos o nome do cliente e o número de celular ou e-mail dele. Você pode cadastrar um cliente novo pelo próprio formulário.
• Você precisa de pelo menos um tipo de aparelho e uma marca. Dá para adicionar pelo formulário, na hora.
• É obrigatório preencher Customer name, Device type, Device brand e pelo menos um serviço ou peça. O resto é opcional.
• Tem mais de uma empresa? Escolha a certa no seletor de empresa antes. A ordem de serviço fica com essa empresa para sempre.
• No plano Lite, você só pode criar um número definido de ordens de serviço em cada período da assinatura. Veja bytephase.com/pricing.

Passo a passo

No computador

1. No topo da tela, clique em Create e depois em Job. Ou abra Jobs e clique no botão + acima da lista.

   Se abrir Select job type, clique em Repair job. Essa janela aparece quando recuperação de dados ou ordens de serviço em lote estão ativadas.

   

   Computador

2. Em Customer name, digite pelo menos duas letras do nome, celular ou e-mail do cliente. Escolha o cliente na lista.

   Cliente novo? Clique em Add customer, preencha os dados e salve. O BytePhase seleciona o cliente para você.

3. Source, Job type e Tags já vêm preenchidos com as suas escolhas de sempre. Para mudar, abra a seção Only when needed no fim do formulário.

   O dono da loja pode mostrar, esconder ou mover campos com Form setup no formulário.

4. Em Device information, escolha o Device type e depois a Device brand. Os dois são obrigatórios. Escolha um Device model se souber.

5. Digite o Serial / IMEI number (o número de identificação do celular). Ou clique no ícone de código de barras dentro do campo para ler o código.

   Se uma ordem de serviço aberta já tiver esse número, aparece This serial number already has an open job: e um link para essa ordem de serviço.

6. Escolha os Accessories que o cliente deixou com o aparelho. Preencha Storage location, Device color e Device password se sua loja usa esses campos. Para desenhar um padrão de desbloqueio, clique em Pattern lock.

7. Se sua loja tiver uma lista de condições para conferir nesse tipo de aparelho, marque as que se aplicam em Pre-repair conditions. Por exemplo, tela trincada.

8. Adicione pelo menos um serviço ou peça. Se deixar os dois vazios, aparece Add at least one part or service.

9. Descreva o defeito em Service assessment.

10. Em More details, confira Priority, Assignee e Due date. Se você passou um valor estimado para o cliente, digite em Initial quotation.

11. Clique em Create.

    O BytePhase salva a ordem de serviço com o próximo número e o seu status inicial de sempre. Em seguida, pode abrir Select payment method, porque receber um sinal fica ativado, a menos que sua loja tenha desativado. Clique em Add payment para registrar o sinal ou feche a janela para pular.

12. Na janela Job created, escolha o que imprimir: Document (ficha da ordem de serviço em A4), Thermal ou Sticker print (uma via para o técnico).

13. Em Notify customer, marque Mail, SMS, In-app ou WhatsApp. Quando você marca um, aparece Send & close. Clique nele.

    Ou clique em View para abrir a ordem de serviço, ou em Create another para adicionar a próxima.

Computador

No celular

Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.

1. Na barra inferior, toque em + e depois em Job.

   Ou toque em Jobs na barra inferior e depois em + ao lado da caixa de pesquisa. Não tem Jobs na sua barra inferior? Toque em More › Daily work › Jobs.

2. Se abrir Select job type, toque em Repair job.

3. Toque em Customer name, pesquise por nome, celular ou e-mail e toque no cliente. Cliente novo? Toque no botão de adicionar cliente ao lado do campo.

4. Source, Job type e Tags ficam na seção Only when needed, no fim. Só mude se precisar.

5. Toque em Device type, depois em Device brand e depois em Device model, se souber.

6. Digite o Serial / IMEI number ou toque no ícone de código de barras dentro do campo para ler com a câmera. Veja Ler um número de série ou IMEI.

7. Escolha os Accessories. Preencha Storage location, Device color e Device password se sua loja usa esses campos.

8. Marque as Pre-repair conditions que se aplicam.

9. Adicione pelo menos um serviço ou peça. Cada um abre como um cartão.

10. Descreva o defeito em Service assessment. Depois confira Priority, Assignee e Due date em More details.

11. No fim da tela, toque em Create.

    Se receber sinal estiver ativado, abre Select payment method. Toque em Add payment para registrar o sinal ou feche o painel para pular.

12. Em Job created, toque em uma opção de impressão. Marque as caixas em Notify customer e toque em Send & close.

Celular

Pronto!

A ordem de serviço agora está na sua lista Open jobs, com número, técnico e status. Ela já está pronta para o trabalho.

Bom saber

• O que o cliente recebe: nada é enviado até você marcar uma caixa em Job created. A mensagem diz que a ordem de serviço foi aberta e traz um link para acompanhar. Veja A página de acompanhamento do conserto.
• O que já vem preenchido: a ordem de serviço fica com você, a menos que sua loja tenha um técnico padrão. Quem recebe a ordem de serviço vê uma notificação no app assim que você salva. A data de vencimento é 5 dias depois, a menos que sua loja tenha mudado. Origem, tipo, prioridade e status vêm de Settings › Jobs & repairs › Default job creation settings.
• Números das ordens de serviço: cada uma das suas empresas tem sua própria numeração de fichas.
• Pular a etapa do sinal: o dono da loja pode desativar Collect advance at job creation em Settings › App & account › General settings (plano Basic ou superior). No celular, também fica na engrenagem (Job settings) no topo da lista Jobs.

Dica

Fotos do estado do aparelho ajudam a resolver desentendimentos depois. Veja Imagens e anexos.