Como os clientes acompanham o conserto pela internet

Seus clientes podem consultar o conserto pela internet, sem precisar ligar para a loja. Eles abrem pelo link da sua mensagem ou consultam a ordem de serviço sozinhos.

Eles veem o status, os valores e os comentários da ordem de serviço. Por exemplo, um cliente pode ver que a tela nova do celular já foi colocada e quanto ainda falta pagar.

Dois jeitos de entrar

1. O link nas suas mensagens (todos os planos)

Você pode enviar ao cliente uma mensagem sobre uma ordem de serviço, por exemplo em Job created ou Update job status. As mensagens de SMS, e-mail e WhatsApp trazem um link como “Track Job” ou “Track your job here”. O link abre a ficha da ordem de serviço on-line, com:

• o número da ordem de serviço e o status atual no topo
• a ficha completa, no layout de impressão da sua empresa
• botões para imprimir ou compartilhar
• um espaço para o cliente assinar, se você usa assinaturas

Só aquela ordem de serviço abre pelo link, e o cliente não precisa fazer login.

2. Track your repair (plano Standard ou superior)

No Standard e no Enterprise, sua página de login do BytePhase mostra um botão Track your repair. Ele abre Track your repair job. Lá o cliente:

1. Digita o Ticket number / serial number / IMEI. É o número da ordem de serviço no comprovante dele, ou o número de série ou IMEI do aparelho (o número de identificação do celular). Ou ele lê o QR code da ficha impressa.
2. Clica em Check now.
3. Em Verify your identity, envia um código de uso único (OTP) para o celular ou e-mail da ordem de serviço e digita o código. Parte do celular ou do e-mail fica escondida na tela.

Se ele ler o QR code da ficha impressa, não precisa do código. Só quem está com a ficha na mão consegue ler.

Se nada for encontrado, aparece “No job found. Check the serial, IMEI, or ticket number and try again.” Where to find this? mostra onde o número está impresso.

No Lite e no Basic, essa página de consulta não está disponível. Os clientes usam o link das suas mensagens.

O que o cliente vê depois de consultar

• O número da Job sheet, o aparelho e o status
• A data de Job created, a Due date, o número de série ou IMEI e o Estimated cost (sua primeira estimativa de preço)
• Service information: serviços, valores, Advance paid (sinal pago), Balance due (saldo devedor) e Payment status
• Activity log: o que aconteceu com a ordem de serviço, como mudanças de status e entregas
• Comment history: os comentários da ordem de serviço, com Add comment para ele responder

Para consultar outra ordem de serviço, ele clica em Track another ticket. Depois de uma hora, precisa verificar de novo.

O que o cliente nunca vê

• Private notes. Só os Comments aparecem.
• Lançamentos de pagamento no histórico de atividades.
• Mudanças de quem está trabalhando na ordem de serviço e detalhes sobre mandar o serviço para outro prestador.

Quando o cliente responde

Um comentário que o cliente adiciona nesta página aparece na aba Comments da ordem de serviço. Seus administradores e atendentes recebem um e-mail. As notificações para o dono que você ativou também são enviadas. Veja Comentários e observações privadas.

Dica

Mantenha status e comentários atualizados, e os clientes raramente vão precisar ligar. Toda mensagem de status que você envia leva o link de acompanhamento.

Bom saber

• Como o código chega: por SMS, se sua loja tiver SMS configurado; senão, por e-mail. O código vale por 10 minutos. O cliente pode pedir um novo depois de 30 segundos. Depois de 5 tentativas erradas, precisa de um código novo.
• Ordem de serviço sem celular nem e-mail? O cliente não consegue receber o código, então não pode usar a consulta. Ele ainda pode usar o link das suas mensagens ou ler o QR code impresso.
• Clientes com login também veem suas ordens de serviço em Repairs no app.