Deixar os clientes registrarem o aparelho pela internet

Disponível no Standard e superiores

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O autoatendimento (self check-in) é um formulário on-line que seus clientes preenchem antes de vir à loja. Eles informam o aparelho, o problema, os dados de contato e, se você oferecer, uma coleta.

Cada formulário chega ao BytePhase como um pedido. Você confere e transforma em ordem de serviço com um toque, e assim digita menos no balcão.

Antes de começar

• Para ver os pedidos, o dono da loja precisa liberar a visualização de self check-ins para você. Para alterá-los, você também precisa de permissão para editar self check-ins. Para transformar um pedido em ordem de serviço, você também precisa de permissão para adicionar ordens de serviço.
• O autoatendimento vem ativado em toda conta nova do BytePhase. Se não estiver vendo, confira Settings › App & account › Features.

Compartilhe o formulário com os clientes

1. Vá em Settings › Business settings › Important links. No celular, vá em More › System › Settings › Business settings › Important links.

2. Em Self check-in, clique no botão de copiar ao lado do link.

3. Compartilhe o link onde seus clientes vão ver. Por exemplo, no perfil do WhatsApp Business, no Perfil da Empresa no Google, no site ou nas redes sociais.

Os clientes também podem abrir o formulário pela sua página de login do BytePhase. Ela mostra os botões Self check-in e Track your repair.

Coloque em um QR code

O BytePhase não gera um QR code para esse link. Cole o link em qualquer gerador de QR code gratuito e imprima o QR code para o balcão ou a vitrine. Os clientes leem o código para abrir o formulário.

O que o cliente preenche

O formulário leva o cliente por estes passos:

1. Service option: só aparece se sua loja oferece conserto e recuperação de dados.
2. Device information: tipo de aparelho, marca, modelo, número de série, acessórios, os serviços de que ele precisa e o problema.
3. Basic information: nome, número de celular e e-mail.
4. Save or book pickup: o endereço e, se ele quiser, uma coleta. Você pode pular esse passo para todos os clientes em Self check-in settings.
5. Verify user contact: um código de uso único (OTP) enviado para o celular ou e-mail. Clientes conectados ao login de cliente pulam esse passo.

Quando terminam, eles veem Thanks for booking with us!

Para escolher quais campos os clientes precisam preencher, se os preços aparecem e mais, vá em Settings › Jobs & repairs › Self check-in settings.

Transforme um pedido em ordem de serviço

No computador

1. Vá em Jobs e clique na aba Self check-in. O número na aba mostra quantos pedidos estão abertos.

2. Clique em um pedido para ver o cliente, o aparelho, os serviços e as fotos que ele adicionou.

3. Abra o menu do pedido (⋮) e clique em Approve & create job.

   O formulário de criar ordem de serviço abre com o cliente e o aparelho preenchidos. Se o celular ou o e-mail combinar com um cliente que você já tem, o BytePhase usa esse cliente. Se não, cadastra um cliente novo.

4. Se o cliente digitou uma marca ou modelo que você ainda não tem, abre uma janela para adicionar. Confira o nome e salve.

5. Adicione pelo menos um serviço ou peça. Confira o resto do formulário e clique em Create.

   O BytePhase cria a ordem de serviço. O pedido muda para Approved e fica ligado à ordem de serviço. As fotos que o cliente enviou são copiadas para a ordem de serviço.

Computador

No celular

Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.

1. Toque em More › Daily work › Self check-in.

2. Toque no cartão de um pedido para abrir.

3. No topo, toque em ⋮ e depois em Approve & create job.

4. Se abrir uma janela para adicionar uma marca ou modelo novo, confira o nome e salve.

5. Adicione pelo menos um serviço ou peça e toque em Create.

   O pedido muda para Approved e fica ligado à nova ordem de serviço.

Pronto!

O pedido do cliente agora é uma ordem de serviço normal, com número próprio, pronta para passar a um técnico. Daqui em diante, ela segue os passos de sempre da entrada à entrega.

Outras coisas que você pode fazer com um pedido

Opção	O que faz
Change status	Define a etapa do pedido e quem está cuidando dele
Approve & book pickup	Agenda uma coleta e muda o pedido para Pickup booked. Coleta e entrega precisa estar ativado
Convert to customer	Salva a pessoa como cliente sem criar uma ordem de serviço. O pedido vira Converted

Um pedido pode estar Open, Contacted, Cancelled, Pickup booked, Pickup completed, Approved ou Converted. Só os pedidos Open contam no número da aba.

Bom saber

• Quem fica sabendo de um pedido novo: cada um vai para um funcionário da recepção. Ele recebe uma notificação no app, uma notificação no celular e um e-mail.
• Já virou ordem de serviço? Se você escolher Approve & create job de novo, aparece A job already exists for this request. Create another?
• Mais de uma empresa: os pedidos não estão ligados a uma empresa. A nova ordem de serviço pertence à empresa escolhida no seletor no momento em que você transforma o pedido em ordem de serviço.
• Clientes com login também veem Self check-in no próprio menu.