Ver quanto um cliente deve e imprimir o demonstrativo

Use quando quiser saber quanto um cliente deve a você, ou para entregar a ele um demonstrativo de tudo o que foi faturado e pago.

O extrato do cliente (customer ledger) lista cada fatura e pagamento de um cliente, com o saldo acumulado. O resumo de contas a receber (receivable summary) lista todos os clientes e quanto cada um deve.

Antes de começar

• Não vê Accounting ou a aba Customer ledger? Peça ao dono da loja para liberar a visualização do extrato do cliente para você (Customer Ledger › View).
• Para lançar um saldo inicial ou um lançamento manual, você também precisa de Customer Ledger › Add & edit entries.

Passo a passo

No computador

1. Vá em Billing › Accounting.

   A aba Customer ledger abre. Você também pode abrir um cliente e clicar na aba Customer ledger dele.

2. Escolha o cliente no campo do canto superior direito.

   Você vê Total debit (o que foi faturado), Total credit (o que foi pago) e o Closing balance (saldo final). Um saldo em vermelho quer dizer que o cliente deve a você. Verde quer dizer que não há nada devido, ou que ele pagou a mais.

3. Para filtrar a lista, escolha um período ou um Type, por exemplo Job invoice ou Payment.

   

   Computador

4. Para entregar um demonstrativo ao cliente, clique em Print ou Download. Clique em Export para uma planilha.

No celular

1. Toque em More › Sales › Billing e depois em Accounting.

2. Escolha o cliente.

   Você vê Total debit, Total credit e o Closing balance.

3. Toque em Print ou Download para compartilhar um demonstrativo com o cliente.

Pronto!

Você vê exatamente quanto o cliente deve e tem um demonstrativo para imprimir ou enviar.

Veja todos que devem a você

Abra a aba Receivable summary ao lado de Customer ledger. Cada cliente mostra Total debit, Total credit e Balance, do maior para o menor.

• Defina Balance type como Receivable para ver só os clientes que devem a você, ou Overpaid para ver os clientes que pagaram a mais.
• Clique em um cliente, ou em View ledger, para abrir o extrato dele.
• Clique em Export para baixar a lista.

Computador

Lance um saldo inicial ou uma correção

Se um cliente já devia a você antes de você começar a usar o BytePhase, lance isso como saldo inicial.

1. No extrato do cliente, clique em Opening balance.
2. Digite o Amount. Um valor positivo quer dizer que o cliente deve a você. Um valor negativo quer dizer que você deve ao cliente.
3. Defina a As of date e clique em Save.

Para qualquer outra correção, clique em Add entry. Informe uma Date e uma Description e preencha Debit (o cliente deve mais) ou Credit (o cliente deve menos).

Bom saber

• Os lançamentos entram sozinhos. Faturas de ordem de serviço, faturas de venda, faturas de AMC, pagamentos e reembolsos aparecem no extrato automaticamente. Você só lança à mão saldos iniciais e correções. As correções lançadas com Add entry podem ser editadas ou excluídas na linha delas.
• Um extrato para todas as suas empresas. O extrato de um cliente cobre todas as empresas que você tem. O demonstrativo impresso usa os dados da sua empresa padrão.
• Por que o saldo pode ser diferente do perfil do cliente. O extrato conta todas as ordens de serviço, vendas e contratos de AMC, seja qual for o status. O valor devido no perfil só conta ordens de serviço fechadas ou entregues.
• Nota de crédito. Quando você reembolsa uma fatura, o extrato mostra uma Credit note com o valor reembolsado. Veja Devolver dinheiro de um conserto.