Enviar um orçamento de conserto e receber o sim ou não do cliente

Use quando o cliente quer saber o preço antes de você consertar o aparelho. Por exemplo, uma tela nova e a mão de obra para instalar.

Antes de começar

• Adicione antes os serviços e as peças à ordem de serviço. O orçamento usa as linhas da aba Services and parts da ordem de serviço. Veja Adicionar serviços e peças a uma ordem de serviço.
• Para criar ou alterar um orçamento, peça permissão ao dono da loja (Quotations — Create & edit). Para aprovar ou recusar em nome do cliente, você precisa de Quotations — Approve or reject.
• Um orçamento da ordem de serviço é só uma estimativa de preço. Ele não gera uma fatura, e não dá para transformá-lo em fatura.

Crie e envie o orçamento

No computador

1. Vá em Jobs e abra a ordem de serviço. Fique na aba Overview.

2. Em Documents, encontre Quotation e clique em Create.

   A página Create quotation abre. Os serviços e as peças da ordem de serviço já vêm preenchidos.

3. Se quiser, clique em Add validity e escolha por quanto tempo o preço vale. A data Valid until é calculada para você.

4. Confira as linhas e os totais. Adicione uma observação ou termos, se quiser que saiam impressos.

5. Clique em Create quotation.

   A janela Quotation created abre: “Send it across so the customer can approve.”

6. Em Notify customer, marque Mail, SMS, In-app ou WhatsApp. Depois clique em Send & close. Você também pode imprimir por esta janela.

Computador

No celular

Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.

1. Na barra inferior, toque em Jobs. Depois toque na ordem de serviço.

   Não vê Jobs na barra inferior? Toque em More › Daily work › Jobs.

2. Toque em ⋮ (Job actions). Na seção Documents & print, encontre Quotation e toque em Create.

   Você também pode rolar a ordem de serviço até o cartão Documents. Toque em Create ao lado de Quotation.

3. Se quiser, toque em Add validity e escolha por quanto tempo o preço vale.

4. Confira as linhas. Para alterar, toque no link de editar nas linhas. Ele leva aos serviços e peças da ordem de serviço.

5. Toque em Create.

6. Na janela Quotation created, toque nos meios de avisar o cliente em Notify customer. Depois toque em Send & close.

O cliente recebe um link para o orçamento. O status da ordem de serviço também pode mudar sozinho. Veja “Bom saber” abaixo.

O cliente diz sim ou não

O cliente abre o link, ou o portal do cliente. Ele vê o orçamento com os botões Approve e Reject. Também aparece “Work starts only after you approve. Not sure? Contact the shop before deciding.” Ele confirma a escolha, e o BytePhase salva com o horário.

Celular

Aprove ou recuse em nome do cliente

Use quando o cliente der a resposta na loja ou por telefone.

1. Abra o orçamento da ordem de serviço. Na aba Overview, em Documents, clique em Quotation.

2. No topo, clique em Approve ou Reject. No celular, são os botões de visto e de X.

3. Se quiser, digite um Comment, por exemplo “Aprovado por telefone”.

4. Marque como avisar o cliente: Mail, In-app ou WhatsApp.

5. Clique em Approve quotation ou Reject quotation.

   Aparece “Quotation approved” ou “Quotation rejected”. A página mostra quem decidiu e quando.

Computador

Pronto!

O orçamento mostra Approved ou Rejected, e as pessoas certas são avisadas. Agora você sabe se pode seguir com o conserto.

Bom saber

• Etapas do orçamento. Um orçamento enviado fica Awaiting approval. Depois ele vira Approved ou Rejected. Enquanto você altera, ele mostra Modified.
• Um orçamento vencido não pode ser aprovado. Altere e dê uma nova data de validade antes.
• O WhatsApp abre com a mensagem já digitada. Você aperta enviar.
• No plano Standard ou superior, o cliente também pode assinar o orçamento. Veja Pedir a assinatura do cliente em um documento da ordem de serviço.

Alterar um orçamento

Abra o orçamento e clique em Edit. Confirme “Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.” Mude os serviços e as peças da ordem de serviço, se precisar. Depois clique em Update quotation.

A nova revisão abre. Ela volta para Awaiting approval, para o cliente decidir de novo. Você ainda pode abrir as versões antigas pelo menu de revisões no topo.

O status da ordem de serviço pode mudar sozinho

Sua loja pode mover a ordem de serviço para um status quando um orçamento é criado, aprovado ou recusado. No início, um orçamento aprovado move a ordem de serviço para In Process. Um recusado move para Cancelled. Mude isso em Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations (plano Basic ou superior).

Quem fica sabendo da decisão

• Quando o cliente decide, seus administradores e o técnico da ordem de serviço recebem uma mensagem no app, uma notificação no celular e um e-mail.
• Quando seus funcionários decidem, só o cliente é avisado, pelos meios que você marcou. Outros administradores e atendentes também podem receber uma mensagem, dependendo das suas configurações de mensagens.

Se um cliente abrir uma ordem de serviço antes de você criar um orçamento, ele vê “No quotation yet. We’ll notify you when it’s ready.”

Algo deu errado?

• Sem os botões Approve ou Reject: você precisa de Quotations — Approve or reject, e o orçamento precisa estar Awaiting approval.
• O cliente não recebeu o link: veja O SMS não está sendo entregue.