Conecte o QuickBooks ou o Xero

Disponível no Standard e superiores

O QuickBooks e o Xero exigem o plano Standard ou Enterprise.

Comparar planos

Use isto para que o seu contador veja as vendas da loja sem ninguém digitar tudo duas vezes. Depois de conectado, o BytePhase acrescenta os novos clientes, faturas, pagamentos, peças e serviços de conserto à sua conta no QuickBooks ou no Xero.

Antes de começar

• Tenha em mãos o seu login do QuickBooks ou do Xero. Você precisa poder aprovar apps para a empresa ou organização.
• A sua conta BytePhase envia para uma única contabilidade. Se você tem mais de uma empresa no BytePhase, todas vão para a mesma empresa no QuickBooks ou organização no Xero.
• Não aparece Set up? Peça ao dono da loja permissão para conectar integrações.

Preparar o QuickBooks ou o Xero

• A sua empresa no QuickBooks precisa estar ativa e permitir apps conectados.
• Não há chaves nem códigos para copiar. Você conecta entrando no QuickBooks ou no Xero e permitindo o acesso. Se o QuickBooks pedir para verificar o seu login, termine isso primeiro.
• Quer que o QuickBooks ou o Xero contem o estoque de peças? O QuickBooks exige o plano Plus ou Advanced e uma conta de ativo de estoque. O Xero exige um plano com suporte a estoque e uma conta do tipo INVENTORY. Sem controle de estoque, as peças sincronizam em todos os planos do QuickBooks e do Xero.
• No plano Starter do Xero, o Xero só permite poucas sincronizações por dia. Uma primeira sincronização grande pode gastar todas, então faça num dia tranquilo.
• Para os pagamentos sincronizarem com o Xero, você precisa de uma conta do tipo BANK no Xero.

Passo a passo

1. Vá em Settings › Integrations. No cartão QuickBooks ou Xero, clique em Set up.

2. Deixe Service status em Active e clique em Save.

3. A página QuickBooks integration ou Xero integration abre. Clique na aba Overview.

4. Clique em Connect e depois em Connect de novo na janela que abrir.

   Abre uma janela do QuickBooks ou do Xero. Entre, escolha a sua empresa ou organização e permita o acesso do BytePhase.

   

   Computador

5. Abra a aba Mapping e clique em Fetch accounts. Isso carrega o seu plano de contas.

6. Escolha as contas em que o BytePhase deve lançar: Account for sales, Account for expenses (no Xero, Account for cost of goods) e, se quiser sincronizar pagamentos, Bank account for payments. Escolha como as faturas chegam em Invoice status on sync. Clique em Save.

7. Clique em Test mapping para conferir as suas escolhas.

8. Para enviar os clientes, peças e serviços que você já tem, clique em Sync customers e Sync inventory. Isso roda em segundo plano e pode levar de 20 a 30 minutos. Você recebe uma mensagem quando terminar.

Pronto!

Os novos clientes, faturas, pagamentos, peças e serviços do BytePhase agora vão sozinhos para o seu programa de contabilidade.

Conferir se está funcionando

• A aba Overview mostra Last sync, Synced (30d), Failing e Awaiting retry.
• A aba Sync health lista os registros que não passaram, com o erro. Corrija o registro e tente de novo.
• As suas listas de clientes, peças, faturas e vendas ganham uma coluna QB ou Xero. Ela mostra Synced, Syncing…, Failed ou Not synced para cada registro.
• As faturas sincronizam, mas os pagamentos não? Confira Bank account for payments na aba Mapping. Se estiver vazio, os pagamentos nunca sincronizam, e as faturas ficam em aberto no seu programa de contabilidade.
• Criou uma conta nova no QuickBooks ou no Xero? Clique em Fetch accounts de novo para vê-la no BytePhase.

Bom saber

• As mudanças feitas no BytePhase depois que uma fatura sincronizou não vão junto: itens, cancelamentos e reembolsos. Corrija isso direto no QuickBooks ou no Xero.
• Só os pagamentos novos sincronizam. Editar ou excluir um pagamento depois de sincronizado não o atualiza no seu programa de contabilidade.
• O Xero não recebe as quantidades em estoque das peças. Se você escolher Track parts as Xero inventory, defina o estoque inicial no Xero você mesmo.
• Para parar de sincronizar, abra a aba Danger zone e clique em Disconnect. Os registros já enviados continuam no seu programa de contabilidade, e você pode reconectar quando quiser.