Mudar o status de uma ordem de serviço

Use conforme o conserto avança, por exemplo de In Process para Completed. Você pode avisar o cliente ao mesmo tempo.

Antes de começar

• Não vê Update status? Peça ao dono da loja para liberar a criação e edição de ordens de serviço para você (Jobs — Create & edit).
• O status que você quer precisa estar na sua lista de status. Você também pode adicionar um novo pela lista de status na janela. Veja Status e etapas da ordem de serviço.

Passo a passo

No computador

1. Vá em Jobs e clique na ordem de serviço.

2. Clique em Job actions e depois em Update status.

   A janela Update job status abre.

3. Escolha o novo Status.

4. Se quiser, digite um Comment. No plano Basic ou superior, você pode escolher uma Quick reply salva em vez de digitar.

5. Em Send alert, marque como avisar o cliente: Mail, SMS, In-app ou WhatsApp. Nada vem marcado quando a janela abre.

   Ao lado de Send alert aparece quantos você marcou, por exemplo “2 selected”. O link Edit defaults abre as configurações de mensagens da sua loja. Ele não marca nada aqui.

6. Clique em Save.

   Alguns status fecham a ordem de serviço, como Completed (um status da etapa Closed). Nesses casos, uma mensagem cita o status escolhido e diz que todos os serviços da ordem de serviço também serão marcados como Completed. Confirme.

   Aparece “Job status updated”. A etiqueta de status no topo da ordem de serviço muda.

Computador

No celular

Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.

1. Na barra inferior, toque em Jobs. Depois toque na ordem de serviço.

   Não vê Jobs na barra inferior? Toque em More › Daily work › Jobs.

2. No topo, toque em ⋮ (Job actions). Depois toque em Status.

3. Toque em Status e escolha o novo status.

4. Se quiser, adicione um Comment. Ou toque em Quick reply para usar uma resposta salva.

5. Em Send alert, toque em cada meio pelo qual o cliente deve ser avisado.

6. Toque em Save. Para um status da etapa Closed, confirme a mensagem sobre os serviços.

   Aparece “Job status updated”. A etiqueta de status muda.

Celular

Pronto!

A ordem de serviço mostra o novo status em todo lugar, inclusive na página de acompanhamento do cliente. O cliente é avisado pelos meios que você marcou.

Bom saber

• Mudança rápida sem mensagem. Clique na etiqueta de status no topo da ordem de serviço, no status na lista de ordens de serviço ou no cartão da ordem de serviço no celular. Escolha um status. Ele é salvo na hora e não avisa o cliente. Um status da etapa Closed escolhido assim ainda abre a janela completa.
• O WhatsApp abre com a mensagem de status já digitada. Você aperta enviar.
• SMS na Índia usa seus créditos de SMS. Fora da Índia, você precisa do seu próprio provedor de SMS. Se um tipo de mensagem não puder ser usado, ele fica cinza com um ícone de aviso. Toque no ícone para ver o motivo.
• Mudanças automáticas. Sua loja pode mudar o status sozinha. Por exemplo, quando um orçamento é aprovado ou recusado, uma entrega é registrada, a ordem de serviço é mandada para um prestador de fora ou uma peça sem estoque é adicionada. Ative isso em Settings › Jobs & repairs › Job, quotation & payment automations (plano Basic ou superior). Mudanças automáticas não enviam mensagem de status ao cliente.

Quando uma ordem de serviço é fechada

• As etapas Closed, Returned e Rejected marcam todos os serviços da ordem de serviço como Completed. Elas também salvam a data em que a ordem de serviço terminou.
• Estado na saída. Se você anotou o estado do aparelho quando ele chegou, aparece uma seção Add post-conditions quando você escolhe um status da etapa Closed. Use para anotar como o aparelho está saindo.
• Link de avaliação. Sua loja pode ter configurado um link de avaliação e Send review link after job (days). Aí, quando uma ordem de serviço chega a um status da etapa Closed, o cliente recebe o link de avaliação por e-mail depois desse número de dias.

Se você escolher o status que a ordem de serviço já tem, aparece um erro e nada é salvo.

Algo deu errado?

• Não salva e diz que você não tem permissão: seu login precisa de Jobs — Create & edit. Peça ao dono da loja.
• O cliente não recebeu a atualização: veja O SMS não está sendo entregue.