Números dos documentos

Toda ordem de serviço, fatura, orçamento, venda, compra e contrato recebe um número próprio, como JB26-15 ou IN26-188. O número é um prefixo (JB26-) mais um número corrido (15) que aumenta de um em um.

Cada uma das suas empresas tem as próprias oito numerações. A empresa A e a empresa B nunca pegam números uma da outra.

As oito numerações

Numeração na tela	Usada para	Começa com (primeira empresa)
Job sheet number	Ordens de serviço de conserto	JB + ano, por exemplo JB26-
Job invoice number	Faturas de ordens de serviço (e os reembolsos delas)	IN + ano, por exemplo IN26-
Quotation number	Orçamentos	QT + ano, por exemplo QT26-
Sale number	Vendas	SL + ano, por exemplo SL26-
Purchase number	Compras	PN + ano, por exemplo PN26-
AMC contract number	Contratos de AMC	CN + ano, por exemplo CN26-
Rental contract number	Contratos de aluguel	RNT-
Rental device number	Aparelhos de aluguel	RD-

O ano é o ano em que a numeração foi configurada. Contas mais antigas podem mostrar prefixos diferentes, por exemplo JB-26-. Não tem problema.

Uma segunda empresa recebe o próprio Short code de dois caracteres na frente, por exemplo AB-JB26- e AB-IN26-. Assim os números das duas empresas não se misturam.

Mudar um prefixo ou o próximo número

1. Se você tem mais de uma empresa, escolha a empresa no seletor primeiro. A linha no topo da página mostra “These settings apply to” e o nome da empresa.

2. Vá em Settings › Business settings, abra a empresa e vá em Sequence numbers. No celular, toque primeiro em More › System › Business settings.

   Cada linha mostra o Document, o Prefix, o Next number e uma Preview do próximo número de documento. As linhas ficam agrupadas em Job & billing, Contracts e Other.

3. Ao lado da numeração, clique em Edit.

4. Mude o Prefix, o Next number ou os dois. A Preview se atualiza enquanto você digita.

5. Clique em Update.

Computador

As mesmas linhas também abrem como uma página inteira chamada Sequence settings quando você pesquisa “sequence” nas configurações. É a página da imagem.

Só os documentos criados a partir de agora usam o novo prefixo ou número. Os documentos que você já fez mantêm os números deles.

Não coloque um próximo número menor

O BytePhase não confere se um número já foi usado. Se você colocar o Next number abaixo de números já emitidos, os novos documentos recebem os mesmos números dos antigos.

Ao adicionar uma empresa

Enquanto você adiciona uma nova empresa, a etapa Sequence numbers permite definir o Prefix e o Starting number de cada numeração antes de qualquer coisa ser criada. Os prefixos começam com o Short code da empresa. Duas empresas podem usar o mesmo prefixo se você quiser, mas aí os números ficam parecidos no papel.

O Short code fica fixo depois que a empresa é criada, porque os números de documento são montados a partir dele.

Bom saber

• O ano não muda sozinho. Em 1º de janeiro, JB26- continua JB26-. Se você quiser JB27-, mude o prefixo em Sequence settings. Talvez você também queira voltar o Next number para 1 no novo prefixo.
• Vendas e consertos numa só numeração. Se Use one invoice number for sales & repairs estiver ativado, as vendas usam os números de fatura de ordem de serviço e a linha Sale number não pode ser editada. Veja Uma só numeração de faturas, e faturas criadas para você após o pagamento.
• Editar mantém o número. Editar uma fatura de ordem de serviço ou um orçamento mantém o número dele. Só um documento novo recebe um número novo.
• Cadeado no Edit. Um cadeado em Edit quer dizer que o seu plano não inclui aquele tipo de documento, por exemplo AMC no Basic.
• Os números pertencem à empresa que fez o documento. Uma ordem de serviço criada com a empresa B escolhida usa a numeração da empresa B. Veja Os dados de qual empresa saem impressos, e por quê.

Algo deu errado?

• Números pulados ou repetidos: veja Os números das faturas pularam ou estão repetidos.