Fazer um orçamento para um cliente

Use quando um cliente pede um preço antes de comprar. Por exemplo, uma loja quer um orçamento de dez carregadores de celular e cinco películas. Esse orçamento não fica ligado a uma ordem de serviço de conserto.

Para um orçamento de conserto, crie a partir da ordem de serviço. Veja Enviar um orçamento de conserto e receber o sim ou não do cliente.

Antes de começar

• Para criar ou alterar um orçamento, peça permissão ao dono da loja (Quotations — Create & edit). Para aprovar ou recusar em nome do cliente, você precisa de Quotations — Approve or reject.
• Tenha o nome do cliente em mãos. Você pode cadastrar um cliente novo pelo formulário do orçamento.
• Se você tem mais de uma empresa, escolha a empresa certa no seletor antes. O orçamento fica com o nome, o logotipo e a numeração dessa empresa.

Crie e envie o orçamento

No computador

1. No menu da esquerda, clique em Quotations. Depois clique em + (Add quotation) no topo da lista.

   A página Create quotation abre. A linha no topo mostra para qual empresa ele é.

2. Em Customer information, escolha o cliente em Customer name.

3. Se quiser, clique em Add validity e escolha por quantos dias o preço vale. A data Valid until é calculada para você.

4. Em Services e Parts, pesquise e adicione o que você está orçando. Defina o preço e a quantidade em cada linha.

   Você precisa de pelo menos uma peça ou serviço. Senão, aparece “Add at least one part or service”.

   

   Computador

5. Adicione um desconto, uma observação ou termos, se quiser que saiam impressos.

6. No topo, clique em Create.

   A janela Quotation created abre: “Send it across so the customer can approve.”

7. Em Notify customer, marque como enviar. Depois clique em Send & close. Você também pode imprimir por esta janela.

No celular

Primeira vez no app do celular? Veja Como navegar no celular.

1. Toque em More. Em Sales, toque em Quotations. Depois toque em + (Add quotation).

   Ou toque no botão + da barra inferior e escolha Quotation.

2. Escolha o cliente em Customer name.

3. Se quiser, toque em Add validity e escolha o número de dias.

4. Adicione os serviços e as peças, com preço e quantidade.

5. Toque em Create no fim.

6. Na janela Quotation created, toque em como enviar em Notify customer. Depois toque em Send & close.

O cliente recebe um link para o orçamento. Ele pode abrir e tocar em Approve ou Reject. Se ele tiver um login de cliente, também vê o orçamento em Quotes.

Aprove ou recuse em nome do cliente

Use quando o cliente der a resposta no balcão ou por telefone.

1. Vá em Quotations e clique no orçamento.

   Na lista, cada cartão Awaiting approval também tem um botão de visto (aprovar) e um de X (recusar).

2. No topo, clique em Approve ou Reject.

3. Se quiser, digite um Comment, por exemplo “Aprovado por telefone”.

4. Em Send alert, marque como avisar o cliente.

5. Clique em Approve quotation ou Reject quotation.

   O orçamento mostra quem decidiu e quando.

   

   Computador

Pronto!

O orçamento mostra Approved ou Rejected. Se o cliente disse sim e você orçou só peças, agora pode transformar o orçamento em venda.

Bom saber

• Etapas do orçamento. Um orçamento novo fica Awaiting approval. Depois ele vira Approved ou Rejected. Enquanto você altera, ele mostra Modified.
• Um orçamento vencido não pode ser aprovado. Aparece “This quotation has expired and can’t be approved. Revise it with a new validity date first.”
• A data de validade na página do orçamento. Ela aparece como Valid until enquanto a data ainda não chegou, e Expired on depois que passou. O cliente pode aprovar até o fim desse dia.
• Transforme em venda. Se o orçamento tiver só peças, aparece um botão Convert to sale. Veja Transformar um orçamento em venda.
• Números. Cada orçamento pega o próximo número da sua numeração de orçamentos. Veja Numeração de documentos.

Alterar um orçamento

1. Abra o orçamento e clique em Edit.
2. Confirme “Revise this quotation? A new revision is created with the current services and parts.”
3. Faça as alterações e clique em Update. O orçamento agora mostra Modified.
4. Na página do orçamento, clique em Update. Adicione um Comment, se quiser, marque como avisar o cliente e clique em Update quotation.

O orçamento volta para Awaiting approval e mantém o número. As versões antigas ficam no menu de revisões no topo da página do orçamento.

Outros botões na página do orçamento

• Send notification envia o orçamento de novo pelos tipos de mensagem que você marcar.
• WhatsApp abre o WhatsApp com a mensagem digitada para você. Você aperta enviar.
• Print gera a impressão em A4 ou em cupom. No app de Android ou iPhone, o botão de compartilhar ao lado (Share) envia a impressão pelo celular. Veja Imprimir uma ficha da ordem de serviço, fatura ou outro documento.