Configure um AMC (contrato de manutenção)

Disponível no Standard e superiores

O AMC está disponível nos planos Standard e Enterprise.

Comparar planos

Desativado por padrão fora da Índia

Fora da Índia, o AMC vem desativado. Veja Ativar um recurso.

Ative em Settings › App & account › Features.

Um AMC (contrato de manutenção anual) é um acordo em que o cliente paga para você cuidar dos aparelhos dele por um período, por exemplo os 10 computadores do escritório de um cliente durante um ano. No BytePhase, o contrato guarda as datas e o preço. Dentro dele, você registra cada visita de serviço, cada reclamação que o cliente abre, os aparelhos cobertos e os pagamentos.

Antes de começar

• O cliente já precisa estar salvo em Customers.
• Não aparece AMC no menu? Peça ao dono da loja permissão para ver e criar contratos (AMC — View contracts e AMC — Create & edit contracts).
• Cada uma das suas empresas tem os próprios contratos de AMC e a própria numeração de contratos.

Passo a passo

1. No menu à esquerda, clique em AMC. Você cai em Contracts.

   No celular, toque em More e, em Stock & assets, toque em AMC › Contracts.

2. No canto superior direito da lista, clique no botão + (Add contract).

   A página Create AMC abre com o próximo número de contrato preenchido.

3. Preencha o contrato:

   • Customer name e Assignee (o funcionário que cuida deste contrato).
   • AMC type, Contract start date e Contract end date.
   • Number of devices covered, Number of services (visitas incluídas) e Response time.
   • Service options: On Site (no local) ou Carry In (o cliente traz).
   • Payment frequency (Monthly, Quarterly ou Annual) e o Amount.
   • Se quiser, ative Contract auto renew e adicione um Contract remark. Os seus termos e condições de AMC são preenchidos sozinhos.

   

   Computador

4. Clique em Create.

   O contrato abre com o status Active.

5. Abra a aba Add devices. Adicione cada aparelho coberto pelo contrato, por exemplo Device type, Device brand, Device model, Serial / IMEI number e Warranty expiry date. Você também pode listar os softwares instalados, com a data de vencimento.

6. Quando fizer uma visita de serviço, abra a aba Services e clique em + (Add AMC service). Escolha o aparelho em Serial / IMEI number, o Service type (Paid ou Free), o Service status, o Assignee e a Service date. Digite um Contract remark, que é obrigatório, e clique em Save.

   

   Computador

7. Quando o cliente informar um problema, abra a aba Complaints e clique em + (Add AMC complaint). Escolha o aparelho, escreva uma Description e salve.

Pronto!

O cliente agora tem um AMC ativo. Os serviços, reclamações, aparelhos e pagamentos ficam todos em abas no contrato.

Status do contrato

Os contratos novos começam como Active. O BytePhase não muda o status sozinho, nem quando a data de término passa. Para mudar, abra o contrato, clique em Actions e depois em Update status.

Status	Use quando
Active	O contrato está em vigor e você está atendendo os aparelhos.
Pending Approval	Você preparou o contrato e o cliente ainda não concordou.
Renewal Pending	A data de término está perto e você aguarda o cliente renovar.
Renewed	O cliente renovou. Use no contrato antigo depois de criar o novo.
Expired	A data de término passou e o cliente não renovou.
Suspended	Você pausou o serviço por enquanto, por exemplo porque um pagamento está atrasado.
Cancelled	O contrato foi encerrado antes da data de término.
Inactive	O contrato não é mais usado e você quer tirá-lo do caminho.

Os serviços ficam Pending ou Completed. As reclamações passam por Pending, In Progress, Resolved, Closed ou Cancelled.

Bom saber

• Renovação. Nada renova sozinho, mesmo com Contract auto renew ativado. Essa chave é uma anotação para você e o cliente, e sai impressa no contrato. Para renovar, crie um novo contrato e coloque o antigo como Renewed.
• Lembretes de vencimento. Com Contract expiry alerts (AMC) ativado (Settings › Customers & messaging › Reminder settings), o dono da loja e o responsável pelo contrato recebem um e-mail 15 dias antes, 1 dia antes e na data de término. As datas de serviço, as garantias dos aparelhos e os vencimentos de software também geram um lembrete na véspera e no dia.
• Pagamentos. Use AMC contract actions › Add payment para registrar o que o cliente pagou. A aba Payments mostra todos.
• Impressão. Abra Actions para imprimir o contrato, ou clique em Sticker print para uma etiqueta para colar no aparelho.

Algo deu errado?

• Não aparece AMC no menu: veja Não encontro um item do menu ou botão.
• O AMC aparece com cadeado: a sua loja está no plano Lite ou Basic. Veja Planos e o que está incluído.