Importer vos données depuis un tableur

Utilisez cette page si vous passez à BytePhase depuis une autre application ou un tableur. Vous importez un fichier une seule fois, et BytePhase ajoute toutes les lignes pour vous.

Ce que vous pouvez importer

• Clients
• Prospects (forfaits Standard et Enterprise uniquement)
• Pièces
• Employés
• Type d’appareil, Marque de l’appareil et Modèle de l’appareil

Astuce : importez d’abord les types d’appareils, puis les marques, puis les modèles. Chaque marque appartient à un type d’appareil, et chaque modèle à une marque.

Avant de commencer

• Votre fichier doit être un fichier Excel (.xlsx ou .xls) ou un fichier .csv, de 10 Mo maximum. L’écran d’import indique le nombre maximum de lignes que vous pouvez importer en une fois pour chaque type.
• Vous ne voyez pas un type ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à l’importer (Data Import).
• Les pièces sont ajoutées à l’entreprise choisie dans le sélecteur en haut. Choisissez d’abord la bonne entreprise.
• Utilisez un ordinateur si possible. Il est plus facile de vérifier un gros fichier sur un grand écran.

Étapes

1. Allez dans Paramètres › Application et compte › Importations. Sur téléphone, appuyez sur Plus › Système › Paramètres, puis sur Application et compte › Importations.

   La page Importer des données s’ouvre.

2. Sélectionnez le type d’importation : cliquez sur ce que vous voulez importer, par exemple Clients.

3. Téléverser un fichier : cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple pour obtenir un fichier avec les bonnes colonnes. Remplissez-le, ou vérifiez que votre propre fichier a les mêmes colonnes.

   Puis faites glisser votre fichier sur la page, ou cliquez sur Parcourir les fichiers.

   

   Ordinateur

4. Mapper les champs : pour chaque colonne de votre fichier, choisissez le champ BytePhase correspondant. Choisissez Ignorer cette colonne pour les colonnes dont vous n’avez pas besoin.

   Chaque champ obligatoire doit être associé avant de continuer. Pour les clients et les prospects, associez une colonne e-mail, une colonne numéro de mobile, ou les deux. Sinon, E-mail/numéro de mobile apparaît comme champ manquant.

5. Sélectionner les valeurs par défaut : choisissez une valeur pour les lignes où votre fichier laisse un choix vide. Par exemple, une Source par défaut pour les clients ou un rôle par défaut pour les employés. Certains types n’ont pas besoin de cette étape.

6. Aperçu et validation : vérifiez que les premières lignes sont correctes. Puis cliquez sur Tout importer et le nombre de lignes.

   Ne fermez pas la fenêtre pendant l’import.

7. Terminer : regardez le résumé. Il indique combien de lignes ont été Importé et combien ont échoué.

C'est fait !

Vos enregistrements sont maintenant dans BytePhase. Cliquez sur Afficher les données importées pour les voir.

Si certaines lignes ont échoué

1. Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreurs. Il liste chaque ligne en échec et la raison.
2. Corrigez ces lignes dans votre fichier, et supprimez les lignes qui sont passées.
3. Cliquez sur Démarrer une nouvelle importation et importez le fichier corrigé.

Bon à savoir

• Les champs obligatoires doivent avoir une valeur dans chaque ligne.
• Une ligne qui correspond à un enregistrement existant est refusée, pas mise à jour. Par exemple, un client avec le même e-mail ou le même numéro de mobile, ou une pièce avec le même nom.
• Les employés importés reçoivent un accès. Vérifiez d’abord que votre forfait a assez d’accès employés. Consultez Forfaits et limites.