Ajouter ou importer des clients

Ajoutez un client quand une nouvelle personne entre dans l’atelier. Importez une liste quand vous quittez un cahier, un tableur ou un autre logiciel.

Les clients appartiennent à tout votre compte BytePhase. Si vous facturez sous plusieurs entreprises, chaque entreprise voit les mêmes clients.

Avant de commencer

• Ayez le nom du client et un numéro de mobile ou un e-mail. Il vous faut au moins l’un des deux.
• Vous ne voyez pas le bouton + dans Clients ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à ajouter des clients (Create/Edit Customer).
• Pour importer, il vous faut l’accès à l’import (Data Import — Customers). Les propriétaires l’ont déjà.

Ajouter un client

Sur ordinateur

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Clients.

2. En haut de la liste, cliquez sur + (Ajouter un client).

   La page Créer un client s’ouvre.

3. Choisissez le Type de client : Utilisateur final, Revendeur ou Utilisateur entreprise.

4. Saisissez le Nom du client.

5. Saisissez le Numéro de mobile, l’E-mail, ou les deux.

6. Remplissez les autres champs utiles, par exemple Source, Parrainé par, Étiquettes client ou l’adresse.

   Si votre atelier a rangé certains champs sous Seulement si nécessaire, cliquez dessus pour les afficher.

   

   Ordinateur

7. Cliquez sur Créer.

   La fenêtre Client créé s’ouvre.

8. Si vous voulez que le client se connecte pour suivre ses réparations, cochez Courriel ou SMS sous Envoyer le lien d’activation, puis cliquez sur Envoyer et fermer. Sinon, cliquez sur Fermer.

Sur téléphone

1. Dans la barre du bas, appuyez sur Clients.

   Vous ne le voyez pas ? Appuyez sur Plus. Sous Clients, appuyez sur Clients.

2. Appuyez sur +.

3. Choisissez le Type de client et saisissez le Nom du client.

4. Saisissez le Numéro de mobile, l’E-mail, ou les deux. Ajoutez les autres informations utiles.

5. En bas, appuyez sur Créer.

6. Dans la fenêtre Client créé, choisissez d’envoyer ou non un lien d’activation. Puis appuyez sur Envoyer et fermer ou Fermer.

C'est fait !

Le client est dans votre liste, prêt pour les travaux, les ventes et les factures.

Importer des clients depuis un fichier

Faites-le sur un ordinateur. Vous pouvez importer jusqu’à 2 000 clients par fichier.

1. Allez dans Clients. En haut à droite de la liste, cliquez sur ⋯ (Plus d’options), puis sur Importer.

   La page Importer des données s’ouvre sur Téléverser un fichier, avec Clients déjà choisi.

2. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple si vous voulez un modèle tout prêt. Remplissez-le avec vos clients.

   Chaque ligne doit avoir un nom et un numéro de mobile ou un e-mail.

3. Faites glisser votre fichier CSV ou Excel sur la page, ou cliquez sur Parcourir les fichiers. Puis cliquez sur Suivant.

4. À l’étape Mapper les champs, associez chaque colonne de votre fichier à un champ BytePhase, par exemple votre colonne « Phone » au numéro de mobile. Cliquez sur Suivant.

   Vous devez associer une colonne e-mail, une colonne numéro de mobile, ou les deux. Tant que ce n’est pas fait, E-mail/numéro de mobile apparaît comme champ manquant.

5. À l’étape Sélectionner les valeurs par défaut, choisissez le Rôle et la Source à utiliser pour les lignes qui n’en ont pas. Cliquez sur Suivant.

6. À l’étape Aperçu et validation, vérifiez les premières lignes. Puis cliquez sur Tout importer (le bouton indique le nombre de lignes).

   

   Ordinateur

7. À l’étape Terminer, vous voyez combien de lignes ont été importées et combien ont échoué. Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreurs pour savoir pourquoi une ligne a échoué. Cliquez sur Afficher les données importées pour ouvrir votre liste de clients.

La fiche client

Cliquez sur un client dans la liste pour ouvrir sa fiche. En haut, vous voyez ses coordonnées et ses totaux, comme les travaux, les ventes et le Solde dû. Des boutons vous permettent d’encaisser un Paiement groupé ou d’Envoyer un rappel de paiement, et le menu Créer contient Ajouter un travail.

Les onglets en dessous montrent tout sur ce client :

Onglet	Ce que vous y trouvez
Aperçu	Réparations en cours, derniers paiements et coordonnées
Travaux et Ventes	Tous les travaux et toutes les ventes de ce client
Paiements	Les paiements qu’il a faits
Contacts	Les autres personnes chez ce même client, par exemple dans une société. Forfait Basic et supérieur
Clients parrainés	Les travaux et ventes que ce client vous a amenés. Voir Parrainages
Collectes et livraisons	Les collectes et livraisons. Forfait Basic et supérieur
Paiements groupés	Un seul paiement qui a réglé plusieurs factures. Forfait Basic et supérieur
Factures	Les factures de travaux de ce client
Notes privées	Des notes que seule votre équipe peut voir
Messages	Les messages envoyés à ce client
Préférences de notification	Les messages qu’il reçoit, et comment. Voir Préférences de notification du client
Grand livre client	Son solde courant

Certains onglets n’apparaissent que si vous avez le droit de les voir. Par exemple, Paiements et Grand livre client demandent un accès supplémentaire accordé par le propriétaire de l’atelier.

Ordinateur

Bon à savoir

• Pas de doublons. BytePhase n’enregistre pas deux clients avec le même numéro de mobile ou le même e-mail. Lors d’un import, ces lignes échouent et figurent dans le rapport d’erreurs.
• Le Type de client est une étiquette pour votre propre usage, par exemple pour distinguer revendeurs et clients de passage. Les trois types voient la même chose s’ils se connectent.
• Champs personnalisés. Vous pouvez ajouter vos propres champs client dans Paramètres › Application et compte › Ajouter des champs personnalisés. Avec le forfait Lite, ils ne s’impriment pas sur les documents.
• D’autres actions se trouvent dans le menu Actions en haut de la fiche : Envoyer le lien d’activation, Activer ou désactiver, Supprimer le compte et, pour les propriétaires, Changer le type de client.