Connecter QuickBooks ou Xero

Disponible avec Standard et supérieures

QuickBooks et Xero nécessitent le forfait Standard ou Enterprise.

Comparer les formules

Utilisez cette page pour que votre comptable voie les ventes de votre atelier sans que personne ne les saisisse deux fois. Une fois la connexion faite, BytePhase ajoute les nouveaux clients, factures, paiements, pièces et services de réparation dans votre compte QuickBooks ou Xero.

Avant de commencer

• Ayez vos identifiants QuickBooks ou Xero sous la main. Vous devez pouvoir approuver des applications pour la société ou l’organisation.
• Votre compte BytePhase envoie vers une seule comptabilité. Si vous avez plusieurs entreprises dans BytePhase, elles vont toutes vers la même société QuickBooks ou la même organisation Xero.
• Vous ne voyez pas Configurer ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à connecter des intégrations.

Préparer QuickBooks ou Xero

• Votre société QuickBooks doit être active et autoriser les applications connectées.
• Il n’y a aucune clé ni aucun code à copier. Vous vous connectez à QuickBooks ou Xero et autorisez l’accès. Si QuickBooks vous demande de vérifier votre connexion, faites-le d’abord.
• Vous voulez que QuickBooks ou Xero compte votre stock de pièces ? QuickBooks nécessite le forfait Plus ou Advanced et un compte d’actif de stock. Xero nécessite un forfait qui gère les stocks et un compte de type INVENTORY. Sans suivi du stock, les pièces se synchronisent sur tous les forfaits QuickBooks et Xero.
• Sur le forfait Xero Starter, Xero n’autorise qu’un petit nombre de synchronisations par jour. Une grosse première synchronisation peut toutes les utiliser, lancez-la donc un jour calme.
• Pour que les paiements se synchronisent dans Xero, il vous faut un compte de type BANK dans Xero.

Étapes

1. Allez dans Paramètres › Intégrations. Sur la carte QuickBooks ou Xero, cliquez sur Configurer.

2. Laissez Statut du service sur Actif et cliquez sur Enregistrer.

3. La page Intégration QuickBooks ou Intégration Xero s’ouvre. Cliquez sur l’onglet Vue d’ensemble.

4. Cliquez sur Connecter, puis de nouveau sur Connecter dans la fenêtre qui s’ouvre.

   Une fenêtre QuickBooks ou Xero s’ouvre. Connectez-vous, choisissez votre société ou organisation, et autorisez l’accès à BytePhase.

   

   Ordinateur

5. Ouvrez l’onglet Mappage et cliquez sur Récupérer les comptes. Cela charge votre plan comptable.

6. Choisissez les comptes sur lesquels BytePhase doit passer les écritures : Compte pour les ventes, Compte pour les dépenses (dans Xero, Compte pour le coût des marchandises) et, si vous voulez synchroniser les paiements, Compte bancaire pour les paiements. Choisissez comment les factures arrivent, sous Statut de la facture lors de la synchronisation. Cliquez sur Enregistrer.

7. Cliquez sur Tester le mappage pour vérifier vos choix.

8. Pour envoyer les clients, pièces et services que vous avez déjà, cliquez sur Synchroniser les clients et Synchroniser l’inventaire. Cela tourne en arrière-plan et peut prendre 20 à 30 minutes. Vous recevez un message quand c’est terminé.

C'est fait !

Les nouveaux clients, factures, paiements, pièces et services de BytePhase partent maintenant tout seuls vers votre logiciel de comptabilité.

Vérifier que tout fonctionne

• L’onglet Vue d’ensemble affiche Dernière synchronisation, Synchronisés (30 j), En échec et En attente de nouvelle tentative.
• L’onglet État de la synchronisation liste les enregistrements qui ne sont pas passés, avec l’erreur. Corrigez l’enregistrement, puis relancez-le.
• Vos listes de clients, de pièces, de factures et de ventes ont une colonne QB ou Xero. Elle affiche Synchronisé, Synchronisation…, Échec ou Non synchronisé pour chaque enregistrement.
• Les factures se synchronisent mais pas les paiements ? Vérifiez Compte bancaire pour les paiements dans l’onglet Mappage. S’il est vide, les paiements ne se synchronisent jamais, et les factures restent impayées dans votre logiciel de comptabilité.
• Vous avez ajouté un compte dans QuickBooks ou Xero ? Cliquez de nouveau sur Récupérer les comptes pour le voir dans BytePhase.

Bon à savoir

• Les modifications faites dans BytePhase après la synchronisation d’une facture ne suivent pas : lignes, annulations et remboursements. Corrigez-les directement dans QuickBooks ou Xero.
• Seuls les nouveaux paiements se synchronisent. Modifier ou supprimer un paiement après sa synchronisation ne le met pas à jour dans votre logiciel de comptabilité.
• Xero ne reçoit pas les quantités de stock des pièces. Si vous choisissez Suivre les pièces comme inventaire Xero, saisissez vous-même le stock d’ouverture dans Xero.
• Pour arrêter la synchronisation, ouvrez l’onglet Zone de danger et cliquez sur Déconnecter. Les enregistrements déjà envoyés restent dans votre logiciel de comptabilité, et vous pouvez vous reconnecter à tout moment.