Créer un AMC (contrat de maintenance)

Disponible avec Standard et supérieures

Les AMC sont inclus dans les forfaits Standard et Enterprise.

Comparer les formules

Désactivé par défaut hors d’Inde

Hors de l’Inde, les AMC sont désactivés au départ. Voir Activer une fonctionnalité.

À activer dans Settings › App & account › Features.

Un AMC (contrat de maintenance annuel) est un accord où un client vous paie pour entretenir ses appareils pendant une période, par exemple les 10 ordinateurs du bureau d’un client pendant un an. Dans BytePhase, le contrat contient les dates et le prix. À l’intérieur, vous notez chaque visite d’entretien, chaque réclamation du client, les appareils couverts et les paiements.

Avant de commencer

• Le client doit déjà être enregistré dans Clients.
• Vous ne voyez pas AMC dans le menu ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à voir et créer des contrats (AMC — View contracts et AMC — Create & edit contracts).
• Chacune de vos entreprises a ses propres contrats AMC et ses propres numéros de contrat.

Étapes

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur AMC. Vous arrivez sur Contrats.

   Sur un téléphone, appuyez sur Plus, puis sous Stock et actifs, appuyez sur AMC › Contrats.

2. En haut à droite de la liste, cliquez sur le bouton + (Ajouter un contrat).

   La page Créer un AMC s’ouvre avec le prochain numéro de contrat déjà rempli.

3. Remplissez le contrat :

   • Nom du client et Assigné à (l’employé qui s’occupe de ce contrat).
   • Type de contrat AMC, Date de début du contrat et Date de fin du contrat.
   • Nombre d’appareils couverts, Nombre de services (visites incluses) et Délai de réponse.
   • Options de service : On Site (sur place) ou Carry In (dépôt à l’atelier).
   • Fréquence de paiement (Mensuel, Trimestriel ou Annuel) et le Montant.
   • Si vous voulez, activez Renouvellement automatique du contrat et ajoutez une Remarque du contrat. Vos conditions générales AMC se remplissent toutes seules.

   

   Ordinateur

4. Cliquez sur Créer.

   Le contrat s’ouvre avec le statut Actif.

5. Ouvrez l’onglet Ajouter des appareils. Ajoutez chaque appareil couvert par le contrat, par exemple son Type d’appareil, sa Marque de l’appareil, son Modèle de l’appareil, son Numéro de série / IMEI et sa Date d’expiration de la garantie. Vous pouvez aussi lister les logiciels installés, avec leur date d’expiration.

6. Quand vous faites une visite d’entretien, ouvrez l’onglet Services et cliquez sur + (Ajouter un service AMC). Choisissez l’appareil sous Numéro de série / IMEI, le Type de service (Payé ou Gratuit), le Statut du service, Assigné à et la Date du service. Saisissez une Remarque du contrat, qui est obligatoire, puis cliquez sur Enregistrer.

   

   Ordinateur

7. Quand le client signale un problème, ouvrez l’onglet Réclamations et cliquez sur + (Ajouter une réclamation AMC). Choisissez l’appareil, écrivez une Description et enregistrez.

C'est fait !

Le client a maintenant un AMC actif. Ses services, réclamations, appareils et paiements se trouvent dans les onglets du contrat.

Statuts des contrats

Les nouveaux contrats commencent en Actif. BytePhase ne change pas le statut à votre place, même quand la date de fin est passée. Pour le changer, ouvrez le contrat, cliquez sur Actions puis sur Mettre à jour le statut.

Statut	À utiliser quand
Actif	Le contrat est en cours et vous entretenez les appareils.
En attente d’approbation	Vous avez préparé le contrat et le client n’a pas encore accepté.
Renouvellement en attente	La date de fin approche et vous attendez que le client renouvelle.
Renouvelé	Le client a renouvelé. Mettez-le sur l’ancien contrat une fois le nouveau créé.
Expiré	La date de fin est passée et le client n’a pas renouvelé.
Suspendu	Vous avez mis le service en pause, par exemple à cause d’un paiement en retard.
Annulé	Le contrat a été arrêté avant sa date de fin.
Inactif	Le contrat n’est plus utilisé et vous voulez le mettre de côté.

Les services sont En attente ou Terminé. Les réclamations passent par En attente, En cours, Résolu, Fermé ou Annulé.

Bon à savoir

• Renouveler. Rien ne se renouvelle tout seul, même avec Renouvellement automatique du contrat activé. Cet interrupteur est une note pour vous et le client, et il s’imprime sur le contrat. Pour renouveler, créez un nouveau contrat et passez l’ancien en Renouvelé.
• Rappels d’expiration. Si Alertes d’expiration des contrats (AMC) est activé (Paramètres › Clients et messages › Paramètres de rappel), le propriétaire de l’atelier et la personne assignée au contrat reçoivent un e-mail 15 jours avant, 1 jour avant et le jour de la date de fin. Les dates de service, les garanties des appareils et les dates d’expiration des logiciels ont aussi un rappel la veille et le jour même.
• Paiements. Utilisez Actions du contrat AMC › Ajouter un paiement pour noter ce que le client a payé. L’onglet Paiements les affiche tous.
• Impression. Ouvrez Actions pour imprimer le contrat, ou cliquez sur Impression d’étiquettes pour une étiquette à coller sur l’appareil.

Un problème ?

• Vous ne voyez pas AMC dans le menu : voir Je ne trouve pas un menu ou un bouton.
• AMC affiche un cadenas : votre atelier est en forfait Lite ou Basic. Voir Les forfaits et leur contenu.