Les conditions générales sur vos documents

Les conditions générales sont les petits caractères en bas de vos documents. Par exemple, vos règles de garantie sur une facture, ou « Nous ne sommes pas responsables de la perte de données » sur une fiche de travail. Vous les rédigez une fois pour chaque type de document, et BytePhase les ajoute à chaque nouveau document.

Pour ouvrir la page : Paramètres › Documents et impression › Conditions générales. Sur téléphone : Plus › Système › Paramètres › Documents et impression › Conditions générales.

Chaque entreprise a ses propres conditions

La ligne en haut indique l’entreprise que vous modifiez. Votre autre entreprise garde ses propres conditions. Pour les modifier, passez d’abord sur cette entreprise. Quand vous ajoutez une nouvelle entreprise, vous pouvez aussi rédiger ses conditions à l’étape Conditions et format d’impression.

Qui peut les modifier

• Pour ouvrir la page, le propriétaire de l’atelier doit vous autoriser à voir les paramètres de l’entreprise (Business Settings › View).
• Pour ajouter ou modifier des conditions, il vous faut aussi Business Settings › Change settings.

Ajouter ou modifier des conditions

1. Dans Type de document, choisissez le document, par exemple Facture. Chaque type de la liste indique Ajouté ou Non renseigné.
2. Cliquez sur Ajouter des conditions, ou sur Modifier s’il y a déjà des conditions.
3. Tapez vos conditions. Vous pouvez utiliser le gras, des listes, des titres et des liens. La limite est de 50 000 caractères.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Types de documents

Type de document	Où les conditions apparaissent
Fiche de travail	La fiche de travail remise au dépôt
Devis	Les devis, liés à un travail ou seuls
Facture	Les factures de travail
Vente	Les factures de vente
Reçu de paiement	Les reçus de paiement
Bon de livraison	Le reçu de remise quand l’appareil est rendu
Achat	Les factures d’achat
Rapport de diagnostic	Les rapports de diagnostic
Contrat AMC	Les contrats AMC
Contrat de location	Les contrats de location
Collecte/livraison	Les reçus de collecte et livraison
Self CheckIn	Le formulaire d’auto-enregistrement que vos clients remplissent
Conformité au RGPD	Le texte de consentement aux données montré aux clients

Un type avec un cadenas n’est pas inclus dans votre forfait. Cliquer dessus ouvre le message de mise à niveau. Consultez Les forfaits et ce qu’ils incluent.

Comment les conditions arrivent sur un document

• Les nouveaux documents reçoivent les conditions actuelles. Quand vous créez un travail, un devis, une facture, une vente, un achat, un paiement, une remise ou un rapport de diagnostic, BytePhase ajoute les conditions de ce type. Le formulaire affiche Conditions par défaut appliquées.
• Vous pouvez les changer pour un seul document. Dans le formulaire, ouvrez Conditions générales et modifiez le texte. Le formulaire affiche alors Conditions personnalisées appliquées. Seul ce document change.
• Les documents enregistrés gardent leurs propres conditions. Chaque document enregistre une copie de ses conditions. Si vous changez les conditions dans les Paramètres plus tard, les documents déjà créés gardent l’ancien texte. Seuls les nouveaux documents reçoivent les nouvelles conditions.
• Les reçus de collecte et livraison font exception. Ils impriment toujours les conditions Collecte/livraison actuelles de l’entreprise.

Afficher ou masquer les conditions à l’impression

Les conditions ne s’impriment que si l’option Conditions générales est activée dans Paramètres d’impression › Pied de page et image de marque. Consultez Paramètres d’impression. Si un document n’a pas de conditions, rien ne s’imprime à cet endroit.

Bon à savoir

• Les conditions suivent l’entreprise du document. Un document créé dans l’entreprise A a toujours les conditions de A, même si vous l’imprimez alors que l’entreprise B est choisie. Consultez Quelle entreprise apparaît à l’impression.
• Les conditions ne sont pas une remarque. Une Remarque est un texte que vous écrivez sur un seul document. Elle a son propre interrupteur dans les Paramètres d’impression.