Écrire au client ou laisser une note d'équipe sur un travail

Chaque travail a deux endroits où écrire. Les Commentaires vont au client. Les Notes privées restent dans votre équipe, par exemple « Le client a fait tomber le téléphone dans l’eau, vérifier la carte mère. »

Commentaires ou notes privées ?

	Commentaires	Notes privées
Qui les voit	Votre équipe et le client	Seulement votre équipe
Le client peut-il répondre ?	Oui, depuis son portail ou sa page de suivi	Non
Envoie un message au client ?	Oui, par les moyens que vous cochez	Jamais
Photos et fichiers	Oui	Non (texte mis en forme uniquement)

Chaque onglet vous le rappelle. Les commentaires indiquent « Le client voit tout ce qui se trouve ici ». Les notes privées indiquent « Seule votre équipe peut voir ceci ».

Avant de commencer

• Cela fonctionne de la même façon sur ordinateur et sur téléphone. Ouvrez le travail et utilisez l’onglet Commentaires ou Notes privées. Sur téléphone, les onglets sont les boutons arrondis sous le numéro du travail. Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.
• Seuls les accès employés peuvent utiliser les notes privées.

Écrire un commentaire au client

1. Allez dans Travaux et ouvrez le travail. Puis cliquez sur l’onglet Commentaires.

   Vous pouvez aussi utiliser Actions sur le travail › Ajouter un commentaire depuis n’importe où sur le travail. Sur téléphone, appuyez sur ⋮ › Commentaire.

2. Cliquez sur Ajouter un commentaire.

3. Tapez votre message dans Commentaire. Ou cliquez sur Réponse rapide et choisissez un message enregistré.

4. Si vous voulez, ajoutez des photos ou des fichiers dans la zone d’import.

5. Cochez comment le client doit être prévenu : Courriel, SMS, Dans l’application ou WhatsApp.

6. Cliquez sur Envoyer au client.

   Vous voyez « Commentaire ajouté ». Le commentaire s’affiche en haut de la liste.

Ordinateur

Écrire une note privée

1. Ouvrez le travail et cliquez sur l’onglet Notes privées.

2. En bas, trouvez la note vide qui indique « Notes visibles uniquement par votre équipe. ». Cliquez sur son bouton Modifier (crayon).

3. Tapez votre note. Vous pouvez utiliser le gras, des listes, des tableaux, des liens et une couleur de fond.

4. Cliquez sur Enregistrer la note privée.

   La note est enregistrée. Elle affiche « Dernière modification par » avec le nom et l’heure.

Ordinateur

C'est fait !

Le client voit votre commentaire dans son portail et sur sa page de suivi, et le reçoit par les moyens que vous avez cochés. Les notes privées restent dans votre équipe.

Bon à savoir

• Les types de message cochés pour les commentaires viennent de Paramètres › Clients et messages › Paramètres de notification par défaut.
• Quand un client écrit un commentaire, vos employés Admin et Reception reçoivent un e-mail. Le tableau de bord affiche une carte Commentaires sans réponse (« En attente d’une réponse. ») jusqu’à ce que quelqu’un de votre équipe réponde sur ce travail.
• Supprimer. Vous pouvez supprimer vos propres commentaires avec l’icône de corbeille, après avoir confirmé « Supprimer ce commentaire ? ». N’importe quel employé peut supprimer une note privée.
• WhatsApp s’ouvre avec le commentaire déjà rédigé. C’est vous qui appuyez sur envoyer.

Réponses rapides

Disponible avec Basic et supérieures

Les réponses rapides ne sont pas disponibles avec Lite.

Comparer les formules

Une réponse rapide est un message enregistré. Vous pouvez l’insérer dans n’importe quel champ de commentaire en un clic : commentaires, changements de statut, attribution de travaux, livraisons et approbation de devis.

• Pour en utiliser une, choisissez-la dans Réponse rapide au-dessus du champ de commentaire.
• Pour enregistrer ce que vous avez tapé comme nouvelle réponse, ouvrez Réponse rapide et cliquez sur Enregistrer cette réponse.
• Pour les voir et les modifier toutes, allez dans Paramètres › Travaux et réparations › Réponse rapide.

Un problème ?

• Le client n’a pas reçu le commentaire : vérifiez les types de message cochés. Consultez Les SMS ne sont pas délivrés.
• Vous ne voyez pas Réponse rapide : votre atelier a le forfait Lite. Consultez Les forfaits et leur contenu.