Comment les clients suivent leur réparation en ligne

Vos clients peuvent consulter leur réparation en ligne, sans avoir à appeler l’atelier. Ils l’ouvrent depuis le lien de votre message, ou recherchent eux-mêmes le travail.

Ils voient le statut, les coûts et les commentaires du travail. Par exemple, un client peut voir que le nouvel écran de son téléphone est posé et combien il lui reste à payer.

Deux façons d’y accéder

1. Le lien de vos messages (tous les forfaits)

Vous pouvez envoyer au client un message sur un travail, par exemple depuis Travail créé ou Mettre à jour le statut du travail. Les SMS, e-mails et messages WhatsApp contiennent un lien comme « Suivre le travail » ou « Track your job here ». Le lien ouvre la fiche de travail en ligne, avec :

• le numéro du travail et le statut actuel en haut
• la fiche de travail complète, dans le style d’impression de votre entreprise
• des boutons pour l’imprimer ou la partager
• un emplacement où le client peut signer, si vous utilisez les signatures

Seul ce travail s’ouvre depuis le lien, et le client n’a pas besoin de se connecter.

2. Suivez votre réparation (forfait Standard et supérieur)

Avec Standard et Enterprise, votre page de connexion BytePhase affiche un bouton Suivez votre réparation. Il ouvre Suivez votre réparation. Là, le client :

1. Tape son Numéro de ticket / numéro de série / IMEI. C’est le numéro du travail sur son reçu, ou le numéro de série ou l’IMEI de l’appareil (le numéro d’identification du téléphone). Ou il scanne le code QR de sa fiche de travail imprimée.
2. Clique sur Vérifier maintenant.
3. Sous Vérifiez votre identité, envoie un code à usage unique (OTP) au mobile ou à l’e-mail du travail, et le saisit. Une partie du mobile ou de l’e-mail est masquée à l’écran.

S’il scanne le code QR de la fiche de travail imprimée, il n’a pas besoin du code. Seule une personne qui a la fiche en main peut le scanner.

Si rien ne correspond, il voit « Aucun travail trouvé. Vérifiez le numéro de série, l’IMEI ou le numéro de ticket et réessayez. » Où trouver ce numéro ? lui montre où le numéro est imprimé.

Avec Lite et Basic, cette page de recherche n’est pas disponible. Les clients utilisent plutôt le lien de vos messages.

Ce que voit le client après avoir trouvé un travail

• Le numéro de Fiche de travail, l’appareil et l’étiquette de statut
• La date Travail créé, la Date d’échéance, le numéro de série ou l’IMEI, et le Coût estimé (votre première estimation de prix)
• Informations sur le service : services, coûts, Acompte versé, Solde dû et Statut du paiement
• Journal d’activité : ce qui est arrivé au travail, comme les changements de statut et les livraisons
• Historique des commentaires : les commentaires du travail, avec Ajouter un commentaire pour qu’il puisse répondre

Pour chercher un autre travail, il clique sur Suivre un autre ticket. Au bout d’une heure, il doit se vérifier à nouveau.

Ce que le client ne voit jamais

• Les notes privées. Seuls les Commentaires sont affichés.
• Les paiements dans le journal d’activité.
• Les changements de la personne qui travaille sur le travail, et les détails de la sous-traitance à un autre réparateur.

Quand le client répond

Un commentaire ajouté par le client sur cette page apparaît dans l’onglet Commentaires du travail. Vos administrateurs et l’accueil reçoivent un e-mail. Les alertes propriétaire que vous avez activées sont aussi envoyées. Consultez Commentaires et notes privées.

Astuce

Tenez statuts et commentaires à jour, et les clients auront rarement besoin d’appeler. Chaque message de statut que vous envoyez contient le lien de suivi.

Bon à savoir

• Comment le code arrive : par SMS si votre atelier a configuré les SMS, sinon par e-mail. Le code est valable 10 minutes. Le client peut en demander un nouveau au bout de 30 secondes. Après 5 essais erronés, il lui faut un nouveau code.
• Pas de mobile ni d’e-mail sur le travail ? Le client ne peut pas recevoir de code, donc il ne peut pas utiliser la recherche. Il peut toujours utiliser le lien de vos messages ou scanner le code QR imprimé.
• Les clients qui ont un accès voient aussi leurs travaux sous Réparations dans l’application.