Laisser les clients enregistrer leur appareil en ligne

Disponible avec Standard et supérieures

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Comparer les formules

L’auto-enregistrement est un formulaire en ligne que vos clients remplissent avant de venir. Ils indiquent leur appareil, la panne, leurs coordonnées et, si vous le proposez, une collecte.

Chaque formulaire arrive dans BytePhase sous forme de demande. Vous la vérifiez et la transformez en travail d’un seul geste, pour moins de saisie au comptoir.

Avant de commencer

• Pour voir les demandes, le propriétaire de l’atelier doit vous autoriser à voir les auto-enregistrements. Pour les modifier, il faut aussi l’autorisation de les modifier. Pour en transformer un en travail, il faut aussi pouvoir ajouter des travaux.
• L’auto-enregistrement est activé pour chaque nouveau compte BytePhase. Si vous ne le voyez pas, vérifiez Paramètres › Application et compte › Fonctionnalités.

Partager le formulaire avec vos clients

1. Allez dans Paramètres › Paramètres de l’entreprise › Liens importants. Sur téléphone, allez dans Plus › Système › Paramètres › Paramètres de l’entreprise › Liens importants.

2. Sous Enregistrement autonome, cliquez sur le bouton de copie à côté du lien.

3. Partagez le lien là où vos clients le verront. Par exemple, votre profil WhatsApp Business, votre fiche d’établissement Google, votre site web ou vos réseaux sociaux.

Les clients peuvent aussi ouvrir le formulaire depuis votre page de connexion BytePhase. Elle affiche les boutons Enregistrement autonome et Suivez votre réparation.

Mettez-le sur un code QR

BytePhase ne crée pas de code QR pour ce lien. Collez le lien dans n’importe quel générateur de code QR gratuit, puis imprimez le code QR pour votre comptoir ou votre vitrine. Les clients le scannent pour ouvrir le formulaire.

Ce que le client remplit

Le formulaire guide le client à travers ces étapes :

1. Option de service : affichée seulement si votre atelier propose à la fois la réparation et la récupération de données.
2. Informations sur l’appareil : type d’appareil, marque, modèle, numéro de série, accessoires, les services voulus et la panne.
3. Informations de base : nom, numéro de mobile et e-mail.
4. Enregistrer ou réserver un enlèvement : son adresse et, s’il le souhaite, une collecte. Vous pouvez sauter cette étape pour tous les clients dans Paramètres d’enregistrement autonome.
5. Vérifier le contact de l’utilisateur : un code à usage unique (code OTP) envoyé sur son mobile ou par e-mail. Les clients connectés à leur espace client sautent cette étape.

À la fin, ils voient Merci d’avoir pris rendez-vous avec nous !

Pour choisir les champs obligatoires pour les clients, l’affichage ou non des prix, et plus encore, allez dans Paramètres › Travaux et réparations › Paramètres d’enregistrement autonome.

Transformer une demande en travail

Sur ordinateur

1. Allez dans Travaux et cliquez sur l’onglet Enregistrement autonome. Le nombre sur l’onglet indique combien de demandes sont ouvertes.

2. Cliquez sur une demande pour voir le client, l’appareil, les services et les photos ajoutées.

3. Ouvrez le menu de la demande (⋮) et cliquez sur Approuver et créer un travail.

   Le formulaire de création de travail s’ouvre avec le client et l’appareil déjà remplis. Si le mobile ou l’e-mail correspond à un client existant, BytePhase utilise ce client. Sinon, il ajoute un nouveau client.

4. Si le client a tapé une marque ou un modèle que vous n’avez pas encore, une fenêtre s’ouvre pour l’ajouter. Vérifiez le nom et enregistrez-le.

5. Ajoutez au moins un service ou une pièce. Vérifiez le reste du formulaire et cliquez sur Créer.

   BytePhase crée le travail. La demande passe à Approuvé et est liée au travail. Les photos importées par le client sont copiées dans le travail.

Ordinateur

Sur téléphone

Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.

1. Appuyez sur Plus › Travail quotidien › Enregistrement autonome.

2. Appuyez sur la carte d’une demande pour l’ouvrir.

3. En haut, appuyez sur ⋮, puis sur Approuver et créer un travail.

4. Si une fenêtre s’ouvre pour ajouter une nouvelle marque ou un nouveau modèle, vérifiez le nom et enregistrez-le.

5. Ajoutez au moins un service ou une pièce et appuyez sur Créer.

   La demande passe à Approuvé et est liée au nouveau travail.

C'est fait !

La demande du client est maintenant un travail normal avec son propre numéro, prêt à être confié à un technicien. Il suit ensuite les étapes habituelles de la prise en charge à la remise.

Autres actions possibles sur une demande

Choix	Ce que cela fait
Changer le statut	Définit l’étape de la demande et qui s’en occupe
Approuver et planifier un enlèvement	Réserve une collecte et passe la demande à Collecte réservée. La collecte et livraison doit être activée
Convertir en client	Enregistre la personne comme client sans créer de travail. La demande passe à Converti

Une demande peut être Ouvert, Contacté, Annulé, Collecte réservée, Collecte terminée, Approuvé ou Converti. Seules les demandes Ouvert comptent dans le nombre affiché sur l’onglet.

Bon à savoir

• Qui est prévenu d’une nouvelle demande : chacune va à un employé de l’accueil. Il reçoit une alerte dans l’application, une notification sur son téléphone et un e-mail.
• Déjà transformée en travail ? Si vous choisissez de nouveau Approuver et créer un travail, vous voyez Un travail existe déjà pour cette demande. En créer un autre ?
• Plusieurs entreprises : les demandes ne sont liées à aucune entreprise. Le nouveau travail appartient à l’entreprise choisie dans le sélecteur au moment où vous transformez la demande en travail.
• Les clients qui ont un accès voient aussi Enregistrement autonome dans leur propre menu.