Envoyer un devis de réparation et obtenir l'accord du client

Utilisez cette page quand le client veut connaître le prix avant que vous répariez l’appareil. Par exemple, un nouvel écran et la main-d’œuvre pour le poser.

Avant de commencer

• Ajoutez d’abord les services et les pièces au travail. Le devis utilise les lignes de l’onglet Services et pièces du travail. Consultez Ajouter des services et des pièces à un travail.
• Pour créer ou modifier un devis, demandez l’autorisation au propriétaire de l’atelier (Quotations — Create & edit). Pour l’approuver ou le rejeter à la place du client, il vous faut Quotations — Approve or reject.
• Un devis de travail n’est qu’une estimation de prix. Il ne crée pas de facture, et vous ne pouvez pas le transformer en facture.

Créer et envoyer le devis

Sur ordinateur

1. Allez dans Travaux et ouvrez le travail. Restez sur l’onglet Aperçu.

2. Sous Documents, trouvez Devis et cliquez sur Créer.

   La page Créer un devis s’ouvre. Les services et les pièces du travail sont déjà remplis.

3. Si vous voulez, cliquez sur Ajouter une validité et choisissez combien de temps le prix reste valable. La date Valable jusqu’au est calculée pour vous.

4. Vérifiez les lignes et les totaux. Ajoutez une note ou des conditions si vous voulez qu’elles soient imprimées.

5. Cliquez sur Créer un devis.

   La fenêtre Devis créé s’ouvre : « Envoyez-le pour que le client puisse l’approuver. »

6. Sous Notifier le client, cochez Courriel, SMS, Dans l’application ou WhatsApp. Puis cliquez sur Envoyer et fermer. Vous pouvez aussi l’imprimer depuis cette fenêtre.

Ordinateur

Sur téléphone

Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.

1. Dans la barre du bas, appuyez sur Travaux. Puis appuyez sur le travail.

   Vous ne voyez pas Travaux dans la barre du bas ? Appuyez sur Plus › Travail quotidien › Travaux.

2. Appuyez sur ⋮ (Actions sur le travail). Dans la section Documents et impression, trouvez Devis et appuyez sur Créer.

   Vous pouvez aussi faire défiler le travail jusqu’à la carte Documents. Appuyez sur Créer à côté de Devis.

3. Si vous voulez, appuyez sur Ajouter une validité et choisissez combien de temps le prix reste valable.

4. Vérifiez les lignes. Pour les changer, appuyez sur le lien de modification des lignes. Il vous emmène aux services et pièces du travail.

5. Appuyez sur Créer.

6. Dans la fenêtre Devis créé, appuyez sur les moyens de prévenir le client sous Notifier le client. Puis appuyez sur Envoyer et fermer.

Le client reçoit un lien vers le devis. Le statut du travail peut aussi changer tout seul. Consultez « Bon à savoir » plus bas.

Le client approuve ou rejette

Le client ouvre le lien, ou son portail client. Il voit le devis avec les boutons Approuver et Rejeter. Il est aussi indiqué : « Les travaux ne commencent qu’après votre approbation. Un doute ? Contactez l’atelier avant de décider. » Il confirme son choix, et BytePhase l’enregistre avec l’heure.

Téléphone

Approuver ou rejeter à la place du client

Utilisez cette option quand le client vous donne sa réponse à l’atelier ou par téléphone.

1. Ouvrez le devis du travail. Dans l’onglet Aperçu, sous Documents, cliquez sur Devis.

2. En haut, cliquez sur Approuver ou Rejeter. Sur téléphone, ce sont les boutons coche et croix.

3. Si vous voulez, tapez un Commentaire, par exemple « Approuvé par téléphone ».

4. Cochez comment prévenir le client : Courriel, Dans l’application ou WhatsApp.

5. Cliquez sur Approuver le devis ou Rejeter le devis.

   Vous voyez « Devis approuvé » ou « Devis rejeté ». La page indique qui a décidé et quand.

Ordinateur

C'est fait !

Le devis affiche Approuvé ou Rejeté, et les bonnes personnes sont prévenues. Vous savez maintenant si vous pouvez lancer la réparation.

Bon à savoir

• Les états du devis. Un devis envoyé est En attente d’approbation. Il devient ensuite Approuvé ou Rejeté. Pendant que vous le modifiez, il affiche Modifié.
• Un devis expiré ne peut pas être approuvé. Modifiez-le d’abord et donnez-lui une nouvelle date de validité.
• WhatsApp s’ouvre avec le message déjà rédigé. C’est vous qui appuyez sur envoyer.
• À partir du forfait Standard, le client peut aussi signer le devis. Consultez Faire signer un document de travail au client.

Modifier un devis

Ouvrez le devis et cliquez sur Modifier. Confirmez « Réviser ce devis ? Une nouvelle révision sera créée avec les services et pièces actuels. » Changez les services et les pièces du travail si besoin. Puis cliquez sur Mettre à jour le devis.

La nouvelle révision s’ouvre. Elle repasse à En attente d’approbation, pour que le client puisse décider à nouveau. Vous pouvez toujours ouvrir les anciennes versions depuis le menu des révisions en haut.

Le statut du travail peut changer tout seul

Votre atelier peut faire passer le travail à un statut quand un devis est créé, approuvé ou rejeté. Au départ, un devis approuvé fait passer le travail à In Process. Un devis rejeté le fait passer à Cancelled. Changez cela dans Paramètres › Travaux et réparations › Automatisations travail, devis et paiement (forfait Basic et supérieur).

Qui est prévenu de la décision

• Quand le client décide, vos administrateurs et le technicien du travail reçoivent un message dans l’application, une alerte sur leur téléphone et un e-mail.
• Quand vos employés décident, seul le client est prévenu, par les moyens cochés. D’autres administrateurs et l’accueil peuvent aussi recevoir un message, selon vos paramètres de messages.

Si un client ouvre un travail avant que vous ayez créé un devis, il voit « Pas encore de devis. Nous vous notifierons quand il sera prêt. »

Un problème ?

• Pas de boutons Approuver ou Rejeter : il vous faut Quotations — Approve or reject, et le devis doit être En attente d’approbation.
• Le client n’a pas reçu le lien : consultez Les SMS ne sont pas délivrés.