Une réparation du début à la fin

Chaque réparation passe par les mêmes étapes. Vous prenez l’appareil en charge, le confiez à un technicien, faites un devis, le réparez, facturez le client et le lui rendez.

Cette page montre chaque étape dans BytePhase et renvoie vers le guide complet. Imaginez un client qui dépose un téléphone à l’écran fissuré.

Les étapes en un coup d’œil

1. Prendre l’appareil en charge : créez le travail, ou approuvez l’auto-enregistrement d’un client.
2. Le confier à un technicien : assignez le travail.
3. Le vérifier et faire un devis : envoyez un devis et obtenez l’accord du client.
4. Le réparer : ajoutez les services et les pièces, et tenez le statut et le client à jour.
5. Facturer et encaisser : créez la facture et enregistrez les paiements.
6. Le rendre : ajoutez une livraison, avec un code à usage unique (OTP) et des signatures si vous les utilisez.

Tout au long, votre client peut suivre le travail sur la page de suivi de réparation.

1. Prendre l’appareil en charge

Remplissez le client, l’appareil, ses accessoires et son état, et la panne. À l’enregistrement, le travail reçoit son numéro et démarre au statut Inward.

La fenêtre Travail créé vous permet ensuite d’imprimer la fiche de travail et d’encaisser un acompte. Vous pouvez aussi envoyer au client un message avec son lien de suivi.

À partir du forfait Standard, les clients peuvent remplir le formulaire eux-mêmes avant de venir. Vous approuvez leur demande et elle devient un travail.

• Créer un travail
• Scanner un numéro de série ou un IMEI
• Auto-enregistrement
• Images et pièces jointes

2. Le confier à un technicien

Assignez le travail au technicien qui va le réparer. Un nouveau travail est assigné à la personne qui le crée, sauf si votre atelier a un technicien par défaut. Le technicien reçoit une alerte dans l’application et trouve le travail sous Assigné.

• Assigner un travail

3. Le vérifier et faire un devis

Une fois la panne connue, envoyez un devis. Le client peut l’accepter ou le refuser depuis le lien que vous envoyez. BytePhase peut changer le statut du travail pour vous quand un devis est créé, accepté ou refusé.

• Devis de travail : envoyer, accepter ou refuser

4. Le réparer

Ajoutez les services et les pièces utilisés, pour que votre stock et le total du travail restent justes. Faites avancer le statut au fil du travail. Utilisez les commentaires pour échanger avec le client, et les notes privées pour échanger avec votre équipe.

• Ajouter des services et des pièces à un travail
• Mettre à jour le statut d’un travail
• Commentaires et notes privées
• Statuts et étapes

5. Facturer et encaisser

Créez la facture depuis le travail et enregistrez les paiements correspondants. Cela comprend l’acompte éventuel pris à l’arrivée de l’appareil. Ouvrez le menu du travail (⋮) et choisissez Facture ou Ajouter un paiement.

6. Le rendre

Ajoutez une livraison quand le client vient chercher l’appareil. Dans la même étape, vous pouvez choisir le statut final, par exemple Completed and Delivered. Vous pouvez aussi demander au client un code à usage unique et recueillir des signatures.

• Remettre un travail avec un code OTP
• Signatures du client et de l’employé

Qui fait quoi en général

Personne	Étapes habituelles	Point de départ sur le téléphone
Reception	Prise en charge, devis, remise, paiements	Travaux dans la barre du bas
Technician	Diagnostic, services et pièces, changements de statut	Assigné dans la barre du bas
Admin	N’importe quelle étape, plus les paramètres	Tableau de bord dans la barre du bas
Delivery	Collectes et livraisons	Itinéraire dans la barre du bas

Cela fixe seulement l’écran de départ de chacun. Ce que chacun peut faire dépend de ce que le propriétaire de l’atelier autorise.

Astuce

Tous les ateliers n’utilisent pas toutes les étapes. Une réparation rapide au comptoir peut passer directement de la prise en charge à la remise.