Ajouter une deuxième entreprise ou en archiver une

Disponible avec Standard et supérieures

Gérer deux entreprises dans un même compte demande le forfait Standard ou Enterprise. Lite et Basic incluent une seule entreprise.

Comparer les formules

Ajoutez une entreprise quand vous facturez sous un deuxième nom, numéro fiscal ou série de numérotation, par exemple les réparations sous un nom et la vente d’accessoires sous un autre. Un deuxième atelier avec sa propre équipe et ses propres clients est plutôt une succursale. Voir Votre compte, vos entreprises et vos succursales.

Avant de commencer

• Seule une personne disposant de Business Settings — Manage businesses peut ajouter ou modifier des entreprises. Par défaut, c’est le rôle Admin.
• Ayez sous la main le nom, l’adresse et le numéro fiscal ou GST de la nouvelle entreprise, si elle en a un.
• Choisissez le Code court de l’entreprise. Il entre dans chaque numéro de document, par exemple les numéros de facture. Il ne pourra plus être changé.

Ajouter une entreprise

1. Allez dans Paramètres › Paramètres de l’entreprise. Sur un téléphone : Plus › Système › Paramètres de l’entreprise.

2. Cliquez sur Créer une entreprise.

   Sous la liste, vous voyez combien d’entreprises vous utilisez, par exemple « 1 of 2 used ». Quand elles sont toutes utilisées, Créer une entreprise est grisé.

   

   Ordinateur

3. Choisissez Partir de zéro, ou Dupliquer une entreprise existante et sélectionnez-la dans Entreprise à dupliquer. Cliquez sur Continuer.

4. Remplissez chaque étape : Informations de base, Informations fiscales, Adresse et contact, Logo et signature, Banque et UPI (hors de l’Inde : Compte bancaire), Numérotation et Conditions et format d’impression.

5. À l’étape Récapitulatif, vérifiez tout. Le code court ne pourra plus être changé. En Inde, l’immatriculation GST non plus. Puis cliquez sur Créer une entreprise.

   La nouvelle entreprise s’ouvre. Elle apparaît maintenant dans le sélecteur d’entreprise.

C'est fait !

Vous avez maintenant une deuxième entreprise. Choisissez-la dans le sélecteur d’entreprise pour créer des travaux, factures et ventes à son nom.

Ce qu’une copie reprend

Quand vous dupliquez une entreprise, vous choisissez ce qui est copié : coordonnées, adresse, liens d’avis, logo, signature, compte bancaire, UPI et QR de paiement (Inde), paramètres d’impression, conditions générales, pièces et services de réparation.

Ces éléments ne sont jamais copiés, car ils doivent être nouveaux pour chaque entreprise :

• le nom et le code court de l’entreprise
• l’immatriculation GST, le numéro GST, le PAN et le numéro MSME
• la série de numérotation des documents
• les signatures des e-mails, SMS et messages WhatsApp

Si vous copiez le compte bancaire, vous verrez « Payments will go to the same account ». Changez-le si la nouvelle entreprise a son propre compte.

Définir l’entreprise par défaut

L’entreprise par défaut est utilisée quand personne n’en choisit une, ainsi que sur votre page de connexion, vos pages publiques et vos factures d’abonnement BytePhase.

1. Dans la liste Entreprises, ouvrez le menu (⋮) de l’entreprise.
2. Choisissez Définir par défaut et confirmez.

Les documents déjà émis gardent l’entreprise sous laquelle ils ont été créés.

Désactiver une entreprise

Dans le même menu :

• Désactiver : ses documents restent consultables, mais rien de nouveau ne peut être créé à son nom.
• Archiver : la masque de toutes les listes.
• Activer : réactive une entreprise désactivée ou archivée.

L’entreprise par défaut ne peut pas être désactivée ni archivée. Définissez d’abord une autre entreprise par défaut.

Bon à savoir

• Les entreprises désactivées comptent quand même. Une entreprise désactivée ou archivée garde sa place dans la limite de votre forfait, pour que vous puissiez la réactiver plus tard.
• Vous ne pouvez pas supprimer une entreprise, car ses documents doivent rester archivés.
• Les employés et les clients sont partagés. Vous ne les ajoutez pas à nouveau pour la nouvelle entreprise.
• Le stock appartient à chaque entreprise. Si vous copiez les pièces, la nouvelle entreprise reçoit la même liste de pièces, mais son stock démarre à 0.

Un problème ?

• Je ne peux pas ajouter une autre entreprise