Démarrage rapide : votre premier travail, votre première facture et votre premier paiement
Suivez une réparation du moment où le client vous confie l'appareil jusqu'au paiement, pour voir comment fonctionne BytePhase.
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Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »- Pour ajouter des travaux, le propriétaire de l’atelier doit vous autoriser à créer et modifier des travaux.
- Pour encaisser des paiements, le propriétaire de l’atelier doit vous autoriser à créer et modifier des paiements.
Les étapes en un coup d’œil
Section intitulée « Les étapes en un coup d’œil »- Créer le travail : accueil
- Ajouter les services et les pièces : technicien ou accueil
- Mettre à jour le statut au fil du travail : technicien
- Créer la facture : accueil ou comptabilité
- Enregistrer le paiement : accueil ou comptabilité
- Rendre l’appareil : accueil ou livreur
1. Créer le travail
Section intitulée « 1. Créer le travail »Un travail est la fiche d’une réparation. Il contient le client, l’appareil, la panne et tout ce qui se passe ensuite.
- Ordinateur : en haut de l’écran, cliquez sur Créer, puis sur Travail.
- Téléphone : appuyez sur le bouton + au milieu de la barre du bas, puis sur Travail.
Votre atelier fait aussi des travaux de récupération ou des travaux de réparation en masse ? BytePhase vous demande alors d’abord de Sélectionner le type de travail. Choisissez Travail de réparation.
Remplissez le client, l’appareil et la panne. Puis enregistrez. Le travail reçoit un numéro et démarre au statut Inward. Vous pouvez imprimer ou partager la fiche de travail tout de suite.
Plus de détails : Créer un travail.
2. Ajouter les services et les pièces
Section intitulée « 2. Ajouter les services et les pièces »Ajoutez les services de réparation que vous allez facturer. Ajoutez les pièces que vous utilisez. Les pièces sortent du stock de l’entreprise du travail. Les totaux du travail se mettent à jour à chaque ligne ajoutée. La facture reprendra ces totaux.
Plus de détails : Ajouter des services et des pièces à un travail.
3. Mettre à jour le statut
Section intitulée « 3. Mettre à jour le statut »Faites avancer le travail au fil de la réparation. Par exemple, passez-le à In Process, puis à Terminé. BytePhase peut prévenir le client à chaque changement, selon vos paramètres de messages.
Le prix a changé ? Envoyez d’abord un devis et laissez le client l’accepter ou le refuser. Consultez Envoyer un devis de travail pour accord.
Plus de détails : Mettre à jour le statut d’un travail.
4. Créer la facture
Section intitulée « 4. Créer la facture »Ouvrez le travail et allez dans ses documents :
- Ordinateur : en haut du travail, cliquez sur Documents. Puis cliquez sur Créer à côté de Facture.
- Téléphone : ouvrez le travail et appuyez sur le bouton Actions sur le travail (⋮). Puis appuyez sur Créer à côté de Facture.
Vérifiez les lignes, puis cliquez sur Créer une facture. La facture prend son numéro dans la série de l’entreprise du travail.
Si vous modifiez le travail après avoir créé la facture, un message vous propose de mettre la facture à jour pour qu’elle corresponde au travail.
5. Enregistrer le paiement
Section intitulée « 5. Enregistrer le paiement »- Ordinateur : ouvrez le travail, cliquez sur le menu Actions sur le travail et choisissez Ajouter un paiement.
- Téléphone : appuyez sur Actions sur le travail (⋮), puis sur Paiement.
Saisissez le montant et la façon dont le client a payé. Puis enregistrez. Le travail affiche maintenant le montant payé. Selon vos paramètres, enregistrer un paiement peut aussi créer la facture pour vous.
Vous ne voyez pas Paiement dans le menu ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à encaisser des paiements.
6. Rendre l’appareil
Section intitulée « 6. Rendre l’appareil »Marquez le travail comme remis :
- Ordinateur : dans le menu Actions sur le travail, choisissez Ajouter une livraison.
- Téléphone : appuyez sur Actions sur le travail (⋮), puis sur Livraison.
Avant de rendre l’appareil, vous pouvez demander au client un code à usage unique (OTP) ou une signature.
Plus de détails : Remettre un travail avec un code OTP et Signatures du client et de l’employé.
Qui fait quoi
Section intitulée « Qui fait quoi »| Personne | Fait en général |
|---|---|
| Reception (accueil) | Crée le travail, imprime la fiche de travail, crée la facture, encaisse le paiement, rend l’appareil |
| Technician | Ajoute les services et les pièces, met à jour le statut, ajoute des commentaires et des photos |
| Account | Crée les factures et enregistre les paiements |
| Admin (propriétaire) | Peut tout faire ci-dessus et configure l’atelier |
Ce n’est qu’un guide. Ce que chacun peut faire dépend du propriétaire de l’atelier.
Étapes suivantes
Section intitulée « Étapes suivantes »- Suivez la liste de configuration. Vos factures afficheront alors votre logo, vos informations fiscales et vos coordonnées bancaires.
- Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.
Cet article vous a-t-il aidé ?
Merci pour votre avis.
Dernière vérification 9 Oct 2026