Approbation des messages WhatsApp, PDF et boutons

WhatsApp ne laisse une entreprise commencer une discussion qu’avec un texte qu’il a vérifié avant. BytePhase envoie votre texte à WhatsApp pour vous. Cette page explique comment modifier un message, ajouter le PDF ou des boutons, et lire le statut.

1. Vous changez le texte

   Et vous enregistrez.

2. Envoyer pour approbation

   BytePhase l’envoie à WhatsApp.

3. En cours d’examen

   En général quelques minutes. En attendant, ce message s’ouvre dans WhatsApp et l’équipe l’envoie à la main.

4. Approuvé

   Il part maintenant tout seul.

Avant de commencer

• Vous n’avez rien à faire pour commencer. Votre atelier a déjà un texte approuvé pour chaque message.
• Seule une personne qui a WhatsApp › Connecter et acheter du crédit peut envoyer un texte pour approbation.

Modifier un message et l’envoyer pour approbation

1. Allez dans Paramètres › Clients et messages › Contenu et variables des messages, puis choisissez l’onglet WhatsApp. Vous pouvez aussi cliquer sur Messages enregistrés sur la page WhatsApp.

2. Choisissez le message à gauche, par exemple Quotation Sent - WhatsApp. Vous voyez son statut (1), et si le PDF (2) et les boutons (3) partent avec lui.

   

   Ordinateur

3. Cliquez sur Modifier, changez le texte dans Contenu du message, puis cliquez sur Enregistrer.

4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Envoyer pour approbation.

   Vous voyez « Envoyé à WhatsApp pour approbation. »

C'est fait !

Quand WhatsApp l’approuve, le badge passe à Approuvé et le nouveau texte part tout seul.

Ce que veut dire chaque statut

Statut	Ce que ça veut dire	Que faire
Approuvé	WhatsApp a accepté ce texte. Les messages partent tout seuls	Rien
Approuvé · modifié	Vous avez changé le texte après l’approbation. L’ancien texte approuvé n’est plus utilisé	Cliquez sur Envoyer pour approbation
En cours d’examen	WhatsApp vérifie. En attendant, le message s’ouvre dans WhatsApp et l’équipe l’envoie	Attendez, en général quelques minutes
Rejeté	WhatsApp n’a pas accepté le texte. Sa raison est affichée	Changez le texte et enregistrez. WhatsApp n’accepte pas deux fois le même texte
Arrêté	WhatsApp a arrêté ce message, souvent après des plaintes de clients	Changez le texte et renvoyez-le
Non soumis	Ce texte n’a jamais été envoyé à WhatsApp	Cliquez sur Envoyer pour approbation

Cliquez sur Requiert votre attention pour ne voir que les messages rejetés, arrêtés ou modifiés après l’approbation.

Utilitaire ou Marketing

WhatsApp décide si un message est de type Utilitaire (une information sur un travail ou une facture) ou Marketing (une offre). Avec votre propre numéro, un texte qui ressemble à une offre est facturé au tarif Marketing de WhatsApp, plus élevé. Gardez des messages de travaux et de factures simples. Si vous voyez « WhatsApp l’a classé en Marketing », retirez les mots qui font penser à une offre.

Joindre le PDF

Activez Joindre le PDF pour envoyer le document imprimé avec le message, par exemple la facture, la fiche de travail ou le devis. L’option apparaît sur les messages qui ont un document : travaux, factures, ventes, devis, reçus de paiement, achats, rapports de diagnostic, contrats de maintenance et collectes.

• Le badge Le PDF part avec le message veut dire qu’il est approuvé.
• En attente de l’approbation de WhatsApp veut dire que le message part quand même, mais sans le PDF pour l’instant.

Ajouter des boutons sous un message

Activez Afficher des boutons sous ce message pour ajouter jusqu’à 3 boutons.

1. Cliquez sur Ajouter un bouton et choisissez un Type : Répondre, Ouvrir un lien ou Appeler.
2. Tapez le Texte du bouton. Pour un lien, choisissez Quel lien ou tapez une adresse web. Pour un appel, tapez le Numéro à appeler.
3. Vérifiez Ce que voit le client, puis cliquez sur Enregistrer les boutons.

Sur les devis, les boutons Approuver et Rejeter sont fixes. Quand le client appuie sur l’un d’eux, le devis est approuvé ou rejeté dans BytePhase.

Tant que WhatsApp n’a pas approuvé les boutons, le message part quand même avec le texte et le PDF. Les boutons n’empêchent jamais un message de partir.

Bon à savoir

• Le bas de chaque message indique d’où il est envoyé : votre propre numéro ou le numéro de BytePhase.
• « Aucun modèle approuvé ne correspond à ce message » veut dire que ce message s’ouvre dans WhatsApp et que l’équipe l’envoie à la main, jusqu’à ce que vous l’envoyiez pour approbation.