Faire un devis à un client

Utilisez cette page quand un client demande un prix avant d’acheter. Par exemple, un magasin veut un devis pour dix chargeurs de téléphone et cinq protections d’écran. Ce devis n’est pas lié à un travail de réparation.

Pour un devis de réparation, créez-le plutôt depuis le travail. Consultez Envoyer un devis de réparation et obtenir la réponse du client.

Avant de commencer

• Pour créer ou modifier un devis, demandez l’autorisation au propriétaire de l’atelier (Quotations — Create & edit). Pour l’approuver ou le rejeter au nom du client, il vous faut Quotations — Approve or reject.
• Ayez le nom du client sous la main. Vous pouvez ajouter un nouveau client depuis le formulaire du devis.
• Si vous gérez plusieurs entreprises, choisissez d’abord la bonne entreprise dans le sélecteur. Le devis garde le nom, le logo et la série de numérotation de cette entreprise.

Créer et envoyer le devis

Sur ordinateur

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Devis. Puis cliquez sur + (Ajouter un devis) en haut de la liste.

   La page Créer un devis s’ouvre. La ligne en haut indique pour quelle entreprise.

2. Sous Informations client, choisissez le client dans Nom du client.

3. Si vous voulez, cliquez sur Ajouter une validité et choisissez pendant combien de jours le prix reste valable. La date Valable jusqu’au est calculée pour vous.

4. Sous Services et Pièces, cherchez et ajoutez ce que vous chiffrez. Réglez le prix et la quantité sur chaque ligne.

   Il faut au moins une pièce ou un service. Sinon, vous voyez « Ajoutez au moins une pièce ou un service ».

   

   Ordinateur

5. Ajoutez une remise, une remarque ou des conditions si vous voulez les imprimer.

6. En haut, cliquez sur Créer.

   La fenêtre Devis créé s’ouvre : « Envoyez-le pour que le client puisse l’approuver. »

7. Sous Notifier le client, cochez comment l’envoyer. Puis cliquez sur Envoyer et fermer. Vous pouvez aussi l’imprimer depuis cette fenêtre.

Sur téléphone

Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.

1. Appuyez sur Plus. Sous Ventes, appuyez sur Devis. Puis appuyez sur + (Ajouter un devis).

   Ou appuyez sur le bouton + de la barre du bas et choisissez Devis.

2. Choisissez le client dans Nom du client.

3. Si vous voulez, appuyez sur Ajouter une validité et choisissez le nombre de jours.

4. Ajoutez les services et les pièces, avec le prix et la quantité.

5. Appuyez sur Créer en bas.

6. Dans la fenêtre Devis créé, appuyez sur le moyen d’envoi sous Notifier le client. Puis appuyez sur Envoyer et fermer.

Le client reçoit un lien vers le devis. Il peut l’ouvrir et appuyer sur Approuver ou Rejeter. S’il a un accès client, il le voit aussi sous Devis.

Approuver ou rejeter au nom du client

Utilisez cette section quand le client vous donne sa réponse au comptoir ou au téléphone.

1. Allez dans Devis et cliquez sur le devis.

   Dans la liste, chaque carte En attente d’approbation a aussi un bouton coche (approuver) et un bouton croix (rejeter).

2. En haut, cliquez sur Approuver ou Rejeter.

3. Si vous voulez, tapez un Commentaire, par exemple « Approuvé par téléphone ».

4. Sous Envoyer une alerte, cochez comment prévenir le client.

5. Cliquez sur Approuver le devis ou Rejeter le devis.

   Le devis indique qui a décidé et quand.

   

   Ordinateur

C'est fait !

Le devis affiche Approuvé ou Rejeté. Si le client a dit oui et que le devis ne contient que des pièces, vous pouvez maintenant le transformer en vente.

Bon à savoir

• Étapes du devis. Un nouveau devis est En attente d’approbation. Il devient ensuite Approuvé ou Rejeté. Pendant que vous le modifiez, il affiche Modifié.
• Un devis expiré ne peut pas être approuvé. Vous voyez « Ce devis a expiré et ne peut pas être approuvé. Révisez-le d’abord avec une nouvelle date de validité. »
• La date de validité sur la page du devis. Elle s’affiche comme Valable jusqu’au tant que la date n’est pas passée, et Expiré le une fois passée. Le client peut approuver jusqu’à la fin de ce jour.
• Le transformer en vente. Si le devis ne contient que des pièces, un bouton Convertir en vente apparaît. Consultez Transformer un devis en vente.
• Numéros. Chaque devis prend le numéro suivant de votre série de devis. Consultez Numéros de documents.

Modifier un devis

1. Ouvrez le devis et cliquez sur Modifier.
2. Confirmez « Réviser ce devis ? Une nouvelle révision sera créée avec les services et pièces actuels. »
3. Faites vos changements et cliquez sur Mettre à jour. Le devis affiche maintenant Modifié.
4. Sur la page du devis, cliquez sur Mettre à jour. Ajoutez un Commentaire si vous voulez, cochez comment prévenir le client, et cliquez sur Mettre à jour le devis.

Le devis revient à En attente d’approbation et garde son numéro. Les anciennes versions restent dans le menu des révisions en haut de la page du devis.

Autres boutons de la page du devis

• Envoyer une notification renvoie le devis par les types de message que vous cochez.
• WhatsApp ouvre WhatsApp avec le message déjà rédigé. C’est vous qui appuyez sur envoyer.
• Imprimer vous donne l’impression A4 ou ticket. Dans l’application Android ou iPhone, le bouton de partage à côté (Partager) envoie l’impression depuis votre téléphone. Consultez Imprimer une fiche de travail, une facture ou un autre document.