Ajouter un nouveau travail de réparation

Utilisez cette page quand un client vous confie un appareil à réparer. Par exemple, un téléphone à l’écran fissuré.

Avant de commencer

• Vous ne voyez pas Créer ou Travail ? Demandez au propriétaire de l’atelier de vous autoriser à ajouter et modifier des travaux.
• Ayez sous la main le nom du client et son numéro de mobile ou son e-mail. Vous pouvez ajouter un nouveau client depuis le formulaire.
• Il vous faut au moins un type d’appareil et une marque. Vous pouvez les ajouter depuis le formulaire au fur et à mesure.
• Vous devez remplir Nom du client, Type d’appareil, Marque de l’appareil, et au moins un service ou une pièce. Tout le reste est facultatif.
• Vous gérez plusieurs entreprises ? Choisissez d’abord la bonne dans le sélecteur d’entreprise. Le travail reste définitivement dans cette entreprise.
• Avec le forfait Lite, vous ne pouvez créer qu’un nombre fixe de travaux par période d’abonnement. Consultez bytephase.com/pricing.

Étapes

Sur ordinateur

1. En haut de l’écran, cliquez sur Créer, puis sur Travail. Ou ouvrez Travaux et cliquez sur le bouton + au-dessus de la liste.

   Si Sélectionner le type de travail s’ouvre, cliquez sur Travail de réparation. Cette fenêtre s’affiche quand la récupération de données ou les travaux en masse sont activés.

   

   Ordinateur

2. Dans Nom du client, tapez au moins deux lettres du nom, du mobile ou de l’e-mail du client. Choisissez-le dans la liste.

   Nouveau client ? Cliquez sur Ajouter un client, remplissez ses infos et enregistrez. BytePhase le sélectionne pour vous.

3. Source, Type de travail et Étiquettes sont déjà remplis avec vos choix habituels. Pour les changer, ouvrez la section Seulement si nécessaire en bas du formulaire.

   Le propriétaire de l’atelier peut afficher, masquer ou déplacer des champs avec Configuration du formulaire sur le formulaire.

4. Sous Informations sur l’appareil, choisissez le Type d’appareil, puis la Marque de l’appareil. Les deux sont obligatoires. Choisissez un Modèle de l’appareil si vous le connaissez.

5. Tapez le Numéro de série / IMEI (le numéro d’identification du téléphone). Ou cliquez sur l’icône de code-barres dans le champ pour le scanner.

   Si un travail ouvert a déjà ce numéro, vous voyez Ce numéro de série a déjà une intervention ouverte : et un lien vers ce travail.

6. Choisissez les Accessoires que le client a laissés avec l’appareil. Remplissez Emplacement de stockage, Couleur de l’appareil et Mot de passe de l’appareil si votre atelier les utilise. Pour dessiner un schéma de déverrouillage à la place, cliquez sur Verrouillage par motif.

7. Si votre atelier liste des points à vérifier pour ce type d’appareil, cochez ceux qui s’appliquent sous Conditions avant réparation. Par exemple, un écran fissuré.

8. Ajoutez au moins un service ou une pièce. Si vous laissez les deux vides, vous voyez Ajoutez au moins une pièce ou un service.

9. Décrivez la panne dans Évaluation du service.

10. Sous Plus de détails, vérifiez la Priorité, l’Assigné à et la Date d’échéance. Si vous avez donné au client une estimation de prix, tapez-la dans Devis initial.

11. Cliquez sur Créer.

    BytePhase enregistre le travail avec le numéro suivant et votre statut de départ habituel. Ensuite, Sélectionner la méthode de paiement peut s’ouvrir, car l’encaissement d’un acompte est activé sauf si votre atelier l’a désactivé. Cliquez sur Ajouter un paiement pour enregistrer l’acompte, ou fermez la fenêtre pour passer.

12. Dans la fenêtre Travail créé, choisissez quoi imprimer : Document (fiche de travail A4), Thermique ou Impression technicien (une copie pour le technicien).

13. Sous Notifier le client, cochez Courriel, SMS, Dans l’application ou WhatsApp. Dès que vous en cochez un, Envoyer et fermer apparaît. Cliquez dessus.

    Ou cliquez sur Voir pour ouvrir le travail, ou sur Créer un autre pour ajouter le suivant.

Ordinateur

Sur téléphone

Vous découvrez l’application mobile ? Consultez Se repérer sur votre téléphone.

1. Dans la barre du bas, appuyez sur +, puis sur Travail.

   Ou appuyez sur Travaux dans la barre du bas, puis sur + à côté du champ de recherche. Pas de Travaux dans votre barre du bas ? Appuyez sur Plus › Travail quotidien › Travaux.

2. Si Sélectionner le type de travail s’ouvre, appuyez sur Travail de réparation.

3. Appuyez sur Nom du client, cherchez par nom, mobile ou e-mail, et appuyez sur le client. Nouveau client ? Appuyez sur le bouton d’ajout de client à côté du champ.

4. Source, Type de travail et Étiquettes sont dans la section Seulement si nécessaire en bas. Ne les changez qu’en cas de besoin.

5. Appuyez sur Type d’appareil, puis sur Marque de l’appareil, puis sur Modèle de l’appareil si vous le connaissez.

6. Tapez le Numéro de série / IMEI, ou appuyez sur l’icône de code-barres dans le champ pour le scanner avec l’appareil photo. Consultez Scanner un numéro de série ou un IMEI.

7. Choisissez les Accessoires. Remplissez Emplacement de stockage, Couleur de l’appareil et Mot de passe de l’appareil si votre atelier les utilise.

8. Cochez les Conditions avant réparation qui s’appliquent.

9. Ajoutez au moins un service ou une pièce. Chacun s’ouvre sous forme de carte.

10. Décrivez la panne dans Évaluation du service. Puis vérifiez Priorité, Assigné à et Date d’échéance sous Plus de détails.

11. En bas de l’écran, appuyez sur Créer.

    Si l’encaissement d’un acompte est activé, Sélectionner la méthode de paiement s’ouvre. Appuyez sur Ajouter un paiement pour enregistrer l’acompte, ou fermez le panneau pour passer.

12. Dans Travail créé, appuyez sur un choix d’impression. Cochez les cases sous Notifier le client et appuyez sur Envoyer et fermer.

Téléphone

C'est fait !

Le travail figure maintenant dans votre liste Travaux ouverts avec son numéro, son technicien et son statut. Il est prêt à être traité.

Bon à savoir

• Ce que reçoit le client : rien n’est envoyé tant que vous ne cochez pas une case dans Travail créé. Le message indique que le travail a été créé et contient un lien pour le suivre. Consultez La page de suivi de réparation.
• Ce qui est rempli pour vous : le travail vous est assigné, sauf si votre atelier a un technicien par défaut. La personne qui reçoit le travail voit une alerte dans l’application dès l’enregistrement. La date d’échéance est fixée à 5 jours, sauf si votre atelier l’a changée. La source, le type de travail, la priorité et le statut viennent de Paramètres › Travaux et réparations › Paramètres de création de travail par défaut.
• Numéros de travail : chacune de vos entreprises a sa propre série de numéros de fiche de travail.
• Passer l’étape de l’acompte : le propriétaire de l’atelier peut désactiver Encaisser un acompte à la création du travail dans Paramètres › Application et compte › Paramètres généraux (forfait Basic et supérieur). Sur téléphone, c’est aussi sous la roue dentée (Paramètres des travaux) en haut de la liste Travaux.

Astuce

Des photos de l’état de l’appareil aident à régler les désaccords plus tard. Consultez Images et pièces jointes.