Répondre aux clients sur WhatsApp dans BytePhase

Quand votre propre numéro WhatsApp est connecté, les messages des clients arrivent dans BytePhase en plus du téléphone de l’atelier. Toute personne que vous autorisez peut les lire et y répondre.

Avant de commencer

• Votre propre numéro doit être connecté. Voir Connecter votre propre numéro WhatsApp. Avec le numéro de BytePhase, il n’y a pas de boîte de réception.
• Pour lire et répondre, le propriétaire de l’atelier doit vous donner WhatsApp › Lire et répondre.

Répondre à un client

1. Cliquez sur le bouton vert Messages WhatsApp en haut de l’écran. Le nombre affiché dessus indique les clients qui attendent une réponse.

2. Choisissez une discussion à gauche. Utilisez Rechercher un nom ou un numéro pour la trouver.

3. Tapez dans Saisissez un message et envoyez.

   

   Ordinateur

C'est fait !

Le client reçoit votre réponse depuis le numéro de votre atelier. Elle s’affiche aussi sur le téléphone de l’atelier.

La règle des 24 heures

• Quand un client vous écrit, vous avez 24 heures pour répondre ce que vous voulez. La discussion affiche « Réponses gratuites jusqu’à … ». Ces réponses sont gratuites.
• Après 24 heures, vous voyez « Vous ne pouvez pas écrire à ce client pour le moment. » Envoyez plutôt un message approuvé depuis le travail ou la facture. Dès que le client écrit de nouveau, vous pouvez de nouveau taper.

Envoyer une photo ou un fichier

1. Cliquez sur le trombone.
2. Choisissez une photo (JPG ou PNG, jusqu’à 5 Mo) ou un fichier (PDF, Word, Excel, PowerPoint ou texte, jusqu’à 25 Mo).
3. Avec une photo, vous pouvez cliquer sur Ajouter une légende. Un fichier part seul, sans message à côté.

Réagir avec un emoji (téléphone)

Dans l’application mobile, appuyez longuement sur le message d’un client, puis choisissez 👍 ❤️ 😂 😮 😢 ou 🙏.

Les photos que les clients vous envoient

Appuyez sur Appuyez pour charger pour voir une photo, une vidéo, un message vocal ou un document. WhatsApp les garde 30 jours. Ensuite, vous voyez « N’est plus sur WhatsApp ».

Enregistrer la personne dans BytePhase

En haut d’une discussion, une étiquette indique Client, Prospect ou Non enregistré. Cliquez sur Ajouter un client ou Créer un prospect pour l’enregistrer. Sur un téléphone, ces options sont sous Ajouter à BytePhase.

Ajouter des clients depuis les contacts de votre téléphone

Après la connexion, les contacts de votre téléphone sont récupérés, mais ils ne sont pas ajoutés comme clients.

1. Sur la page WhatsApp, repérez « … contacts de votre téléphone en attente » et cliquez sur Choisir.
2. Cochez les personnes qui sont des clients et ajoutez-les. Ajouter un contact ne lui envoie rien. Terminer plus tard garde les autres pour un autre jour.

WhatsApp ne partage les contacts du téléphone que pendant les 24 heures qui suivent la connexion.

Bon à savoir

• Le tableau de bord affiche Réponses WhatsApp en attente quand des clients attendent alors que la réponse est encore gratuite.
• Une discussion ne compte plus comme en attente dès que quelqu’un l’ouvre.
• Les messages que vous envoyez depuis l’application WhatsApp de votre téléphone s’affichent aussi dans la discussion, avec la mention Depuis votre téléphone.