Numéros de documents

Chaque travail, facture, devis, vente, achat et contrat reçoit son propre numéro, comme JB26-15 ou IN26-188. Le numéro est composé d’un préfixe (JB26-) suivi d’un numéro courant (15) qui augmente de un à chaque fois.

Chacune de vos entreprises a ses propres huit séries de numérotation. L’entreprise A et l’entreprise B ne se prennent jamais de numéros.

Les huit séries de numérotation

Série à l’écran	Utilisée pour	Commence par (première entreprise)
Numéro de fiche de travail	Travaux de réparation	JB + année, par exemple JB26-
Numéro de facture de travail	Factures de travail (et leurs remboursements)	IN + année, par exemple IN26-
Numéro de devis	Devis	QT + année, par exemple QT26-
Numéro de vente	Ventes	SL + année, par exemple SL26-
Numéro d’achat	Achats	PN + année, par exemple PN26-
Numéro de contrat AMC	Contrats AMC	CN + année, par exemple CN26-
Numéro de contrat de location	Contrats de location	RNT-
Numéro d’appareil de location	Appareils de location	RD-

L’année est celle où la série a été créée. Les comptes plus anciens peuvent afficher d’autres préfixes, par exemple JB-26-. Ce n’est pas un problème.

Une deuxième entreprise reçoit son Code court de deux caractères devant, par exemple AB-JB26- et AB-IN26-. Ainsi, les numéros des deux entreprises restent distincts.

Changer un préfixe ou le numéro suivant

1. Si vous avez plusieurs entreprises, choisissez d’abord l’entreprise dans le sélecteur. La ligne en haut de la page affiche « Ces paramètres s’appliquent à » et le nom de l’entreprise.

2. Allez dans Paramètres › Paramètres de l’entreprise, ouvrez l’entreprise et allez dans Numérotation. Sur téléphone, appuyez d’abord sur Plus › Système › Paramètres de l’entreprise.

   Chaque ligne affiche le Document, son Préfixe, le Numéro suivant et un Aperçu du prochain numéro de document. Les lignes sont regroupées en Travaux et facturation, Contrats et Autre.

3. À côté de la série, cliquez sur Modifier.

4. Changez le Préfixe, le Numéro suivant, ou les deux. L’Aperçu se met à jour pendant la saisie.

5. Cliquez sur Mettre à jour.

Ordinateur

Les mêmes lignes s’ouvrent aussi en pleine page sous le nom Paramètres de numérotation quand vous cherchez « sequence » dans les paramètres. C’est la page de l’image.

Seuls les documents créés à partir de maintenant utilisent le nouveau préfixe ou le nouveau numéro. Les documents déjà créés gardent leur numéro.

Ne baissez pas le numéro suivant

BytePhase ne vérifie pas si un numéro a déjà été utilisé. Si vous réglez le Numéro suivant en dessous de numéros déjà émis, les nouveaux documents reçoivent les mêmes numéros que les anciens.

Quand vous ajoutez une entreprise

Pendant l’ajout d’une nouvelle entreprise, l’étape Numérotation vous permet de régler le Préfixe et le Numéro de départ de chaque série avant toute création. Les préfixes commencent par le Code court de l’entreprise. Deux entreprises peuvent utiliser le même préfixe si vous le choisissez, mais leurs numéros se ressemblent alors sur papier.

Le Code court est fixé une fois l’entreprise créée, car les numéros de documents sont construits à partir de lui.

Bon à savoir

• L’année ne change pas toute seule. Le 1er janvier, JB26- reste JB26-. Si vous voulez JB27-, changez le préfixe dans Paramètres de numérotation. Vous voudrez peut-être aussi remettre le Numéro suivant à 1 pour le nouveau préfixe.
• Ventes et travaux sur une seule série. Si Utiliser un seul numéro de facture pour ventes et réparations est activé, les ventes prennent des numéros de facture de travail et la ligne Numéro de vente ne peut pas être modifiée. Consultez Une seule série de numéros de facture, et les factures créées pour vous après paiement.
• Une modification garde le numéro. Modifier une facture de travail ou un devis garde son numéro. Seul un nouveau document prend un nouveau numéro.
• Cadenas sur Modifier. Un cadenas sur Modifier signifie que votre forfait n’inclut pas ce type de document, par exemple les AMC sur Basic.
• Les numéros appartiennent à l’entreprise qui a créé le document. Un travail créé alors que l’entreprise B était choisie utilise la série de l’entreprise B. Consultez Quelle entreprise apparaît à l’impression, et pourquoi.

Un problème ?

• Des trous ou des numéros partagés : consultez Les numéros de facture ont sauté ou sont partagés.